Intranett - en del av den digitale arbeidsplassen

Når det gjelder moderne intranett, er det en del forvirring - hva er forskjellen mellom et intranett, et sosialt intranett og en digital arbeidsplass? Noen ganger brukes begrepene om hverandre, andre ganger for å markere en forskjell. Jeg tenkte vi skulle klargjøre begrepene litt og deretter fokusere på det som er viktig - hvordan vi kan gjøre og tenke for å gjøre brukeropplevelsen mer relevant og givende.

En digital arbeidsplass svarer på brukernes behov

Jeg ser et skifte fra å snakke om tidsbesparelser og produktivitet til å snakke om hva vi brukere - vi mennesker - trenger. En digital arbeidsplass er så mye mer enn et intranett. Det er et sted der vi møter de ulike behovene til ulike mennesker med informasjon, verktøy og prosesser. Vi er ikke produktivitetsroboter som er satt på jorden for å optimalisere. Vi er mennesker som forhåpentligvis liker arbeidet vårt og kollegene våre, og som prøver å gjøre en så god jobb som mulig. Dette må verktøyene og arbeidsmetodene våre ta hensyn til. Vi må omgi oss med kolleger og samarbeide i arbeidsgrupper, bli veiledet i arbeidet vårt, dele kunnskap, nyheter og verktøy.

Med intranettet som navet i den digitale arbeidsplassen kan vi imøtekomme både brukernes og organisasjonens behov: Redaktørene bør få kraftige og lett tilgjengelige innholdsfunksjoner, og brukerne bør få de riktige informasjonsverktøyene for arbeidet sitt. Når intranettet er på plass, kan det bidra til en digital arbeidsplass der organisasjonen kan vedlikeholde og utvikle sitt arbeid og sin kultur.

Få kontroll på intranettet ditt

Men la oss gå tilbake til intranettet. For at intranettet skal bli det selvsagte navet, må det være helt relevant for brukerne, ellers vil det bli oversett og til slutt forsømt. I tillegg til å samle ulike verktøy, funksjoner og skreddersydde moduler, må verktøyet også kunne samle ulike systemer.

Det er lett å få for mange forskjellige verktøy som vi ikke får mest mulig ut av. Det blir veldig rotete. En organisasjon har et ansvar for å tilby et enhetlig digitalt miljø som ikke skiller mellom ulike verktøy. Det er viktig å tilby brukeren én brukeropplevelse og ikke flere. Hvilket verktøy som brukes, skal være uvesentlig.

I arbeidet med intranettet må man også tydelig identifisere og deretter vedlikeholde målgruppene. Dette endrer seg over tid og involverer ikke bare ulike avdelinger, men også ulike roller.

Tenk deretter et skritt videre - hva ønsker brukeren å gjøre etter å ha lest en bestemt nyhet? Gi dem det du tror de ønsker å gjøre videre, for eksempel ved å vise relatert innhold basert på emne eller kalenderhendelser knyttet til emnet.

Prøv også å gi brukerne makten. Brukerne kan selv bestemme hvilke verktøy som er relevante for dem. Som vanlig handler det om å teste og måle og gjøre nødvendige justeringer og tilpasninger.

Digitalisering krever endringsledelse

Man kan si at den digitale arbeidsplassen har gått fra å være redaktørenes verktøy til å bli brukernes verktøy. Den digitale arbeidsplassen skal hjelpe beslutningstakere med å ta bedre beslutninger, hjelpe serviceorganisasjoner med å yte bedre service og hjelpe selgere med å selge mer eller bedre.

For at en arbeidsplass skal være heldigital og hjelpe oss på den måten vi ønsker, kreves det endringer som går utover det rent tekniske. Det handler om endringsledelse som tar ansvar og går i dybden med arbeidsmetodene og tankesettet som kreves for å få endringen til å skje. Ønsker du en endring? Da må du være villig til å endre deg.