Blogg | 25 januar 2021
"Kaffemaskinprat har blitt erstattet av nyheter og kommentarer"
Jernbaneselskapet Green Cargo har ansatte spredt over hele landet. I 2019 lanserte de et nytt intranett for å møte deres behov. Kanskje gjorde det dem ekstra forberedt på dagens fjernarbeid. Vi har tatt en prat med Veronica Svahlin, internkommunikator og intranettansvarlig i Green Cargo.
Hvordan ble deres interne kommunikasjon påvirket av pandemien?
Som togselskap har vi allerede ansatte spredt over hele landet - på verft, verksteder, lokførere og administrativt personale - og nå jobber alle som kan hjemmefra. Intranettet har derfor blitt et viktig knutepunkt.
Noe av det første vi gjorde, var å opprette en side med spørsmål og svar om hvordan pandemien påvirker selskapet vårt. Vi må for eksempel være tydelige på hvilke retningslinjer vi har for fysisk trening som er virksomhetskritisk, hva som gjelder for lokførerne våre under passreiser, når de bør møte på jobb for å kunne reise så trygt som mulig, men også holde oversikt over regler i Danmark og Norge for trafikken vår over landegrensene. Så snart siden er oppdatert, viser statistikken at den er godt besøkt.
Hvordan har overgangen fra fysiske til digitale møter gått?
Alle har vært kreative og tilpasset seg raskt. På bangårdene våre, der vi har daglige avstemmingsmøter og samles i litt større grupper, har vi løst dette ved å holde møtet utendørs så mye som mulig, bruke større rom slik at vi kan spre oss, og bruke Teams som videomøte, som også tas opp. Den årlige opplæringen som instruktørene våre i produksjonen må gjennomgå for å opprettholde sine kvalifikasjoner, måtte i all hast endres og i stedet gjennomføres som en direktesendt webcast, noe vi ikke hadde gjort før, men som ble satt pris på av deltakerne. Og de fysiske lederdialogene våre, der ledere fra hele selskapet samles, ble erstattet med teammøter. Her har de interaktive delene, der vi tar opp temaer til felles diskusjon i mindre grupper, som vi kaller sponplater, fungert godt i digitalt format, noe som er veldig gøy.
Veronica Svahlin, Intranätsansvarig på Green Cargo
Å jobbe hjemmefra kan være bra i perioder og tøft i andre. Hva gjør du for å holde motivasjonen oppe?
Jeg vil si at vi i organisasjonen har flere regelmessige møter, for eksempel morgenmøter og evalueringsmøter. Det har også dukket opp nye fora som vi ikke hadde tidligere, for eksempel tverrfunksjonelle møter, der vi raskt kan avstemme hva som skjer internt, ta raske beslutninger og deretter kommunisere dem ut.
Mange avdelinger og funksjoner har også innført digital fika, der man snakker om alt mulig. Man kan dele tanker og ideer om arbeidsoppgaver eller snakke om været og helgen. Og så må vi ikke glemme videokameraet. Mange har blitt mye flinkere til å bruke videokamera i møtene sine, nettopp for å få en mer IRL-følelse.
Hvordan opprettholder du arbeidsgleden?
I min rolle som internkommunikator og intranettansvarlig prøver jeg å fokusere på å visualisere arbeidet som medarbeiderne våre gjør. Å gi et bilde av hvordan hverdagen deres ser ut, suksesshistorier, for å "koble oss sammen" når vi ikke ser hverandre fysisk så ofte. Det kan være en artikkel om utfordringene, men også den store innsatsen som ble gjort under snøstormen i nord i januar, eller en tekst om hvordan vi jobber sammen med kundene våre for å forbedre bookingprosessen vår. Det skaper mye interaksjon i form av likes og kommentarer. Praten ved kaffemaskinene har blitt erstattet av nyheter og kommentarer på intranettet.
Det er flott å se mer engasjement på intranettet. Fortell oss mer!
Vi hadde ikke sosiale funksjoner i det hele tatt på vårt forrige intranett, men nå merker vi virkelig at vanen med å like, kommentere og dele har satt seg. Vi har mange sosiale grupper som brukes daglig, for eksempel gruppen der vi legger ut den daglige statusrapporten i produksjonen, noe som berører mange av våre ansatte. Vi har også personlige avdelingsinnganger på intranettet som er knyttet til den avdelingen man tilhører.
Det er veldig konkret og nært, noe som betyr at mange, spesielt i produksjonen vår, bruker den sosiale avdelingsflyten mye til å gi heads-up og pushe på ulike ting. Og det synes jeg er flott, dels fordi det er der vi har den største andelen av medarbeiderne våre, men også fordi alle nå har tilgang til intranettet vårt døgnet rundt, uansett hvor de befinner seg, både via datamaskin, mobil eller nettbrett. Intranettet har blitt en verdsatt og betrodd kanal.
Hvordan tror du fremtidens arbeidsplass vil se ut?
Jeg tror den vil bli mer personlig. Noen savner arbeidsplassen veldig og ønsker å holde privat- og jobbsfæren adskilt, mens andre synes at hjemmekontor passer dem bedre av ulike grunner. Det blir nok en kombinasjon av fysiske og digitale møter. Nå har vi testet det og vet at det fungerer.
