Blogg | 24 februar 2021
Rikshem endret måten å jobbe på - og utviklet et helt nytt intranett
Rikshem er et av Sveriges største private eiendomsselskaper med kontorer på 17 steder. Samtidig som de i løpet av det siste året har måttet endre måten de jobber på, har de utviklet et helt nytt intranett. Intranettet Entrén ble kåret til Sveriges beste under årets Web Service Award. Vi har tatt en prat med Lillemor Odgren, kommunikasjonsansvarlig i Rikshem.
Dere har bygget et helt nytt intranett under pandemien. Fortell oss om det!
Vi hadde planlagt det nye intranettet i lang tid, og vi gjennomførte mulighetsstudier og anbud. Vi startet i mars, akkurat da pandemien nådde Sverige. Ett år senere har vi bare møtt prosjektteamet hos vår partner Soleil Digital. Men det har gått knirkefritt og veldig bra, med et vellykket resultat. Det viser at de digitale måtene å møtes på også fungerer for å utvikle nye ting, holde workshops, teste og brainstorme. Vi gleder oss selvfølgelig til å møtes ansikt til ansikt. Vi måtte for eksempel spise lanseringskaken selv her på kontoret.
Hvordan har intranettet blitt mottatt internt?
Vi gjennomførte en baseline-undersøkelse på det gamle intranettet, sammen med analyseselskapet Web Service Award, for å ha konkrete verdier å jobbe ut fra. At vi fikk lave tall, kom ikke som noen overraskelse. Vi visste at det var mye som måtte forbedres, og vi fikk bekreftet at vi var på rett vei. Målet vårt var å nå en WSI (Web Service Index) på 50, godt over bransjegjennomsnittet på 48 - oppfølgingsundersøkelsen viste at vi nådde 71. I tillegg kan vi se at alle lokasjoner, avdelinger og roller er enige om at vi har fått et bedre intranett.
Lillemor Odgren, Kommunikatör på Rikshem
Hvilke funksjoner er du mest fornøyd med?
Vi har fokusert mye påde sosiale funksjonene for å øke interaktiviteten og muligheten til å dele internt. Vi er spredt over 17 lokasjoner, og et av målene våre er å jobbe som Ett Rikshem. Vi ønsker å unngå å bli flere selskaper i selskapet. Engasjementet er godt, og vi fortsetter å pushe på ulike måter for at alle skal føle seg stolte, dele kunnskap og lære av hverandre. Den sosiale flyten er veldig god her, og det samme er gruppene som gir medarbeiderne relevant informasjon.
Søkefunksjonen er et annet fokusområde. Vi har for eksempel integrert vårt nye dokumenthåndteringssystem slik at intranettet også viser søkeresultater for dokumentene der. Alt skal være samlet på ett sted, både for brukervennlighetens skyld, men også for å gjøre det enklere å holde seg oppdatert.
Vi har omarbeidetstrukturen fullstendig, uten å migrere noe innhold. Vi har fått mange positive tilbakemeldinger på hvor enkelt det er å finne frem.
Hvordan har den interne kommunikasjonen blitt påvirket under pandemien?
"Vi har ikke avlyst, vi har omorganisert. Vi har måttet finne andre måter å møtes på, for eksempel videomøter, og vi har tatt opp "stormøtene" våre og publisert dem på Entrén. Lederdagene ble direktesendt via Teams, slik at deltakerne hadde mulighet til å chatte og stille spørsmål, og vi kunne hente inn foredragsholdere som sendte hjemmefra.
En gang i året har vi en stor næringslivskonferanse, Rikshemdagen, og det er den eneste gangen i året vi alle møtes. Vi kunne også gjøre den om til en interaktiv konferanse som ble direktesendt fra Vasateatern i Stockholm mens de ansatte var på sine respektive steder. Det ble satt stor pris på.
Har du gjort noe for å holde motivasjonen oppe?
Vi har regelmessige møter og kaffepauser hver uke, der vi ikke bare snakker om jobben, men også prater litt. Sånt man går glipp av når man ikke treffer hverandre i korridorene. Hos Entrén har vi opprettet en gruppe som heter
"Work at home", der de ansatte kan ta opp alt fra tekniske spørsmål til tips om hvordan de kan skape en god arbeidssituasjon hjemme. Vår administrerende direktør har også en Instagram-konto der hun deler sine tips og historier.
Hva tror du om fremtidens arbeidsplass?
Jeg tror at muligheten til å jobbe hjemmefra, for de som har mulighet til det, vil bli kombinert med fordelen av å faktisk møtes fysisk. Vi må tilpasse oss og være fleksible ut fra hva vi har behov for å gjøre: Hvis du vil sitte uforstyrret og skrive, er du hjemme, og hvis du har behov for å delta i kreative møter, går du på kontoret.
Fremfor alt har dette gitt oss en større fortrolighet med teknologien, alle kan håndtere et Teams-møte uten problemer. Og vi har mange andre tjenester som er blitt digitalisert. Vi måtte raskt finne nye måter å jobbe på, for eksempel digitale visninger av leiligheter og signering av kontrakter. Fremover tror jeg det blir en kombinasjon.
