Blogg | 30 august 2021
Digital onboarding - hvordan funkar det?
Det er på tide å ansette en ny medarbeider. Dagens arbeidsplass ser annerledes ut enn den gjorde for bare noen få år siden. De fleste sitter hjemme foran skjermen, også din nye medarbeider. Hvordan sikrer du en god bedriftsopplevelse og introduksjon til arbeidsplassen når alt er digitalt?
Det er tre hovedområder som vi mener du bør vurdere. Det handler om å ha en klar strategi, en virkelig god digital plattform og den menneskelige kontakten.
En tydelig strategi
Som med så mye annet starter en god onboardingprosess med en strategi. Det er ingen god start å vente noen dager på den nye telefonen, ikke få innloggingsinformasjonen til intranettet eller gå glipp av invitasjonen til alle de morsomme chattetrådene.
Så lag en strategi og tenk gjennom alle de praktiske tingene som må være på plass. Og så det teoretiske: Hva bør personen vite og når? Kommuniser jevnlig med den nye medarbeideren, og send gjerne ut informasjon fra tid til annen. Kanskje du sender en velkomstpakke i posten med litt smått og stort? På den måten blir du husket som arbeidsgiver - og den første dagen på den nye jobben føles kanskje ikke så ny likevel.
En virkelig god digital plattform
En forutsetning for at medarbeiderne raskt skal kunne sette seg inn i kultur, verdier og arbeidshverdag, er at alle viktige verktøy er samlet på en digital plattform. Tenk på intranettet, eller den digitale arbeidsplassen, som navet i den interne kommunikasjonen.
Alt bør være samlet på intranettet, og eksempler på innhold kan være
- Hvordan den ansatte rapporterer tid og søker om permisjon
- Hvilke rutiner som finnes rundt digitale møter
- Hvordan personens rollebeskrivelse ser ut og hvilke mål vedkommende skal jobbe mot
- Forslag til chatter, grupper og andre sosiale funksjoner
- Koblinger til andre viktige systemer i organisasjonen
Bruk en introduksjonsguide på intranettet. Den kan vises for brukere som logger seg på for første gang, men den kan også være tilgjengelig som et permanent ikon. Den skal veilede den ansatte og vise alle nødvendige funksjoner. Bruk gjerne ulike typer historiefortelling: lyd, bilde og tekst. Alle tar til seg kunnskap på forskjellige måter. Kanskje du kan ta det til neste nivå og koble til et e-læringssystem?
Det menneskelige møtet
Digitale introduksjoner er vel og bra - men de ville ikke vært noe uten den menneskelige kontakten. Planlegg regelmessige innsjekkingsmøter (helst ett i begynnelsen og ett på slutten av dagen). Forbered den nye medarbeideren ved å planlegge møter med kolleger som vedkommende skal jobbe med i fremtiden. Presenter den nye medarbeideren under de store møtene og for det nærmeste teamet under et privat møte. Legg litt ekstra innsats i å dukke opp på digitale kaffepauser. Inviter dem direkte til arrangementer som digitale mingler eller sommerfester. Avstem og få den nye medarbeideren til å føle seg sett. Hvorfor ikke utnevne en fadder som er der som en sparringspartner i både stort og smått?