Blogg | 18 mars 2022
Åpne intranett - hvordan det fungerer i praksis
Åpenhet, tilgjengelighet og demokrati er vanligvis stikkordene for åpne intranett. Men hva betyr det i praksis å ha et åpent intranett? Og hva er fordelene og ulempene? Johan Nilsson, Digital Workplace Advisor i Sitevision, har tatt en prat med Kungliga Musikhögskolan og Södertörns högskola.
For noen uker siden leste vi at Tomelilla kommune lanserte et åpent intranett. Dette fikk meg til å tenke på hvorfor folk velger et åpent intranett, og hvordan det påvirker brukeropplevelsen. Jeg tok derfor kontakt med to av Sitevisions kunder, Kungliga Musikhögskolan og Södertörns högskola, og ba dem fortelle meg om sine løsninger.
Hvorfor et åpent intranett?
Våren 2017 lanserte Kungliga Musikhögskolan sitt intranett for organisasjonens rundt 300 ansatte. Intranettet er tjenesteorientert med nyheter, snarveier, kalendere og rutiner. Det er ingen påloggingsmodus, og intranettet er tilgjengelig for alle - helt i tråd med ambisjonen om åpenhet og tilgjengelighet.
- "Åpne intranett er ganske vanlig i høyere utdanning fordi vi deler mye informasjon og kunnskap mellom institusjonene", forklarer Marie Halling og Jenny Nordlöf ved Kungliga Musikhögskolan.
- "Det var den viktigste grunnen til at vi også valgte et åpent intranett", sier Therese Andersson, som jobber ved Södertörns högskola.
Södertörns högskola lanserte sitt intranett våren 2021 for organisasjonens rundt 1 000 ansatte, og det er et "halvåpent" intranett som også har en innlogget modus. På denne måten kan intranettets innhold være tilgjengelig - samtidig som brukeren får en personlig tilpasset opplevelse med nyheter, kalenderbestillinger, Teams-områder og e-post fra Outlook.
For Södertörns högskola var ikke et åpent intranett et opplagt valg. De hadde tidligere et mer tradisjonelt intranett der brukeren måtte logge seg inn. I forkant av intranettprosjektet gjennomførte de derfor en undersøkelse for å finne ut om de ansatte besøkte andre organisasjoners åpne intranett. Resultatene viste at det var vanlig blant flere ansattgrupper.
Både Kungliga Musikhögskolan og Södertörns högskola legger vekt på at alt innhold som publiseres, er offentlige dokumenter - og at det åpne intranettet gjør det lettere for innbyggerne å få tilgang til materialet.
Så här ser Södertörns högskolas intranät ut – eller medarbetarwebb, som de också kallar den.
Redaksjonelle utfordringer
Å jobbe med et åpent intranett stiller andre krav til det redaksjonelle arbeidet fordi man blander intern og ekstern kommunikasjon. Det er viktig å utvikle retningslinjer og en tone som gjør det tydelig og enkelt for redaktørene å skape innhold for både ansatte og eksterne besøkende.
Södertörns högskola har bestemt at innhold som er rettet mot majoriteten av de ansatte, publiseres på intranettet, mens innhold som er rettet mot et team eller en enkelt ansatt, publiseres på Teams-områdene (bak innlogging). Intranettet er altså rettet mot de ansatte, men siden det er åpent, er også andre velkomne til å få tilgang til innholdet (særlig andre høyere utdanningsinstitusjoner). Musikkhøgskolen har også fokus på de ansatte, men innholdet brukes også av eksterne besøkende.
Samarbeid og produktivitet
Felles for Kungliga Musikhögskolan og Södertörns högskola er at det ikke finnes noen interaksjonsmuligheter for ansatte og eksterne besøkende på intranettet. All interaksjon og alt samarbeid foregår i andre systemer.
Södertörns högskola planlegger imidlertid å lansere et nytt saksbehandlingssystem integrert i intranettet i løpet av kort tid, der de kan ha direkte dialog med de ansatte. I innlogget modus får den ansatte også varsler om ulest e-post i Outlook og en liste over andre digitale verktøy. Royal College of Music bruker Microsoft 365 og andre verktøy, men separat fra intranettet. Og fokuset på begge intranettene er først og fremst tjenesteinnhold som pensumlister, retningslinjer og driftsinformasjon.
Refleksjoner
Felles for Kungliga Musikhögskolan og Södertörns högskola - men også for andre organisasjoner som har valgt åpne intranett - er åpenhet og tilgjengelighet. Det handler dels om å senke barrierene for at andre skal få tilgang til organisasjonens informasjon, og dels om å legge til rette for samarbeid og kunnskapsdeling mellom organisasjoner.
Begge organisasjonene har valgt å flytte samhandling og samarbeid til andre plattformer enn intranettet. Selv om Södertörns högskola har et "halvåpent" intranett, finnes det ingen muligheter for samarbeid på intranettet - kun lenker til eksterne systemer. Disse grensene gjør det tydelig for de ansatte og organisasjonen hvor de skal ha digitale møter og samarbeid.
Royal College of Music påpeker også at et åpent intranett bidrar til employer branding ved å gjøre det enkelt for potensielle ansatte å få innsikt i retningslinjer, personalhåndbøker og hva organisasjonen står for.
Når det gjelder det redaksjonelle arbeidet, er det tydelig tilpasset målgruppen. På intranettet velger begge organisasjonene å kommunisere hovedsakelig til ansatte og interessenter fra andre utdanningsinstitusjoner.
Hva er dine tanker om åpne intranett? Kom gjerne med en kommentar!