Den digitale arbeidsplassen, intranett og digital medarbeideropplevelse - Johan forklarer begrepene

Intranettet - et tilbakeblikk

Helt siden begynnelsen har intranettet kjempet en kamp i motbakke. Det har hele tiden blitt stilt spørsmålstegn ved og har alltid måttet rettferdiggjøre sin eksistens, samtidig som vi har tatt imot den digitale arbeidsplassen og aktørene innen digitale medarbeideropplevelser med åpne armer.

Vi ser også at ledelsen historisk sett har vært lite interessert i intranettet, ettersom bare et fåtall organisasjoner rapporterer til ledelsen. Ifølge trendrapporten"Hur mår Sveriges intranät i 2024?" er det bare 18 prosent som regelmessig informerer ledelsen om hvordan de ligger an i forhold til de fastsatte målene.

Intranett, digital arbeidsplass og digital medarbeideropplevelse - en blandet pose?

Hvordan passer egentlig alle disse begrepene sammen? La oss se nærmere på dem:

Intranettet

Intranettet har alltid vært det digitale hjemmet for en organisasjons interne kommunikasjon - både når det gjelder innhold og kanaler. Selv om vi har gått bort fra ulike typer intranett, som toppstyrte intranett og sosiale intranett, er det egentlig ingenting som har endret seg: Intranettet spiller fortsatt en viktig rolle i dagens moderne organisasjoner.

De siste årene har intranettet i økende grad fått rollen som en digital døråpner til organisasjonens øvrige informasjonskilder og verktøy. Aldri før har intranettet vært tettere knyttet til ulike forretningssystemer og samarbeidsverktøy.

"Trenger vi egentlig et intranett?". Det daglige arbeidet vårt handler ikke bare om digitalt samarbeid - for å opprettholde høy kvalitet er vi avhengige av informasjon som ligger i prosesser, retningslinjer og styringsdokumenter. Dette er informasjon som du ikke kan spørre en kollega om svaret på - du må kunne finne den på intranettet. Derfor er intranettet et virksomhetskritisk system som skal gi deg svar på de 500 vanligste spørsmålene. Og denne informasjonen skal ikke finnes i en filstruktur i Sharepoint eller OneDrive - nei, den skal finnes gjennom en brukervennlig opplevelse på et intranett.

Mange av dagens intranett har også en visjon om å være en one-stop-shop - den plattformen som alle ansatte bruker i sitt daglige arbeid.

Den digitale arbeidsplassen

Den digitale arbeidsplassen er faktisk eldre enn intranettet, fordi den består av en organisasjons samlede digitale verktøy. Intranettet er et av disse verktøyene - akkurat som Office 365, Google Workspace og Salesforce.

Vi snakker ofte om den digitale arbeidsplassen ut fra et helhetlig perspektiv. Den består av et sett med verktøy, plattformer og arbeidsmiljøer som leveres sammen og dermed øker effektiviteten.

Den digitale arbeidsplassen ønsker også å være en one-stop-shop, noe som er et godt alternativ hvis du for eksempel jobber mye i Office 365 eller Google Workspace.

Digital medarbeideropplevelse (DEX)

Digital medarbeideropplevelse handler om medarbeidernes digitale reise gjennom arbeidsdagen - hvor de får informasjon og hvordan de utfører oppgavene sine. Det handler også om samspillet mellom medarbeiderne og de digitale mulighetene og betingelsene som organisasjonen tilbyr.

Fokuset for den digitale medarbeideropplevelsen er å skape en felles digital opplevelse. Design og innhold må fungere sammen slik at opplevelsen blir den samme uansett hvor medarbeideren befinner seg. Det er også basert på et helhetlig perspektiv der blant annet HR er en viktig del, ettersom arbeidet også handler om interaksjon mellom medarbeiderne.

Hvordan passer det hele sammen?

Først og fremst bør alle disse verktøyene og perspektivene sameksistere og ikke konkurrere med hverandre. Digital Employee Experience er et konsept som skaper harmoni i medarbeidernes digitale liv og gir kontekst til ulike verktøy og oppgaver.

Organisasjoner er ofte flinke til å anskaffe nye digitale verktøy, og dette kan føre til komplekse digitale arbeidsplasser. Verktøyene i seg selv kan være gode, men den totale kompleksiteten kan ha en ødeleggende effekt. Derfor er det svært viktig å integrere og tilpasse alle verktøyene til den digitale arbeidsplassen.

Unngå også "silo-visjoner" av intranettet og den digitale arbeidsplassen, ettersom både leverandører og produkteiere ofte streber etter å være plattformen som samler alle verktøy og all informasjon - one-stop-shop.

Alle som ønsker å utstyre en moderne organisasjon, må derfor få konseptene intranett, digital arbeidsplass og digital medarbeideropplevelse til å sameksistere.