Samarbeidsverktøy som øker produktiviteten

Digitalisering handler ikke først og fremst om teknologi, men om mennesker og om å endre atferden i organisasjonen i den retningen som trengs. Det er imidlertid ikke alltid like enkelt å gjøre nye ting og ting på en ny måte.

På det siste regjeringsmøtet inviterte vi Fredrik Nilsson fra Hej Engagemang! til å snakke om viktigheten av involvering og tydelighet i digitaliseringsprosjekter. Han snakket også om hva som skal til for å lykkes med å skape medarbeiderengasjement.

Hvordan kan samarbeidsverktøy hjelpe deg?

En god start er å svare på spørsmålet hvorfor - hvorfor blir dette bedre for meg og for oss hvis vi bruker disse samarbeidsverktøyene? For når du har funnet "hvorfor", har du et formål, og det er der drivkraften ligger. Deretter er det selvfølgelig viktig å svare på hva vi skal gjøre, hvem som skal gjøre det og hvordan. Men husk at alle mennesker motiveres av forskjellige ting, og derfor er det bra å jobbe med målgruppetilpasset kommunikasjon internt også. Og til slutt, vær klar over hva som kan påvirkes (og ikke) for å lykkes med å skape engasjement, og fokuser på det som kan påvirkes.

Hvordan skape engasjement

Så hvordan skaper man forutsetninger for engasjement? Fredrik tok utgangspunkt i arbeidspsykologisk forskning og de psykologiske behovene våre. Ifølge selvbestemmelsesteorien er det tre grunnleggende psykologiske behov som påvirker motivasjonen vår:

• Kompetanse
• Autonomi
• Samhørighet

Så ved å ha tydelige mål og jobbe med oppfølging og tilbakemeldinger der medarbeiderne har et mandat, får du dem til å føle seg kompetente. Autonomi handler om å ha et formål og tilby så mange valgmuligheter som mulig og oppmuntre til personlig initiativ. Og ikke glem å vise anerkjennelse. Tydelige roller og ansvarsområder er også viktig. Hvis du klarer å krysse av i disse boksene, skaper du gode forutsetninger for at medarbeiderne skal være engasjerte, og for at dere sammen skal nå målene for den digitale satsingen.

Slik håndterer Kungliga biblioteket i Sverige policydokumenter på intranettet

Vi fikk også besøk av Kungliga biblioteket i Sverige, som viste hvordan de har effektivisert arbeidet med policydokumentene sine på intranettet. Et strålende eksempel på et prosjekt med et tydelig "hvorfor", der medarbeiderne var involvert fra starten av med engasjement, og som resulterte i økt produktivitet.

Tidligere var det vanskelig å finne de riktige policydokumentene, få tilgang til dem og sette dem inn i en sammenheng. I forbindelse med lanseringen av det nye intranettet ble håndteringen av policydokumenter et sentralt utviklingsområde. Løsningen ble å gå fra dokumenter til nettsider på intranettet. Dette resulterte i bedre søkbarhet, oversiktlighet, tilgjengelighet og lesbarhet. Og at policydokumentene ble mer attraktive å faktisk lese og ta del i.

Les mer om Det kongelige biblioteks intranett og prisene det har vunnet her.

Samarbeidsverktøy for den digitale arbeidsplassen

Nå som du har fått en bedre forståelse av hva som skal til for å involvere medarbeiderne i digitale initiativer og et godt eksempel fra Det kongelige bibliotek, kan vi ta en titt på samarbeidsverktøyene. Her har vi listet opp ulike samarbeidsverktøy som kan øke produktiviteten på ulike områder:

• Sitevision Messaging - opprett kanaler og chatte med kolleger. Sitevision Messaging gjør samarbeidet enklere og bringer deg nærmere kollegene dine, samtidig som det gjør deg mer produktiv ved at du enkelt kan nå de rette personene og finne den rette informasjonen.

• Nextcloud - del filer med hverandre på en trygg og sikker måte. Du slipper å bruke tid på å lete etter filer eller sende store filer. At dere kan redigere dokumenter samtidig, gjør også samarbeidet enklere.
• Jitsi - ha videomøter med kolleger i og utenfor organisasjonen. Med Jitsi kan du holde kontakten med alle teamene dine.
• Quickchannel - produser interaktive webcasts, webinarer og videoer som skaper engasjement og resultater. Kan brukes både internt i organisasjonen og eksternt til målgruppene dine.