Triksene for å øke engasjementet på intranettet ditt

Siden jeg begynte å jobbe med Sitevision generelt, og med intranett spesielt, for mange år siden, har både plattformen og applikasjonene syvdoblet seg. I dag finnes det utrolig mange nyttige moduler innebygd, og det er bare fantasien som setter grenser for hva slags moduler som kan utvikles.

En grunnleggende utfordring som alltid har eksistert, gjenstår imidlertid: Hvordan får vi brukerne til å faktisk logge seg på intranettet og få tilgang til alt det flotte innholdet som er skapt? Som innholdsprodusent og -bestiller - enten du er utvikler, redaktør eller digital strateg - har du sannsynligvis stått overfor den samme utfordringen. Uansett hvor informativt du skriver, uansett hvor godt designet intranettet ditt er, og uansett hvor smarte integrasjoner og funksjoner du bygger inn, vil ikke intranettet være det knutepunktet du håpet det skulle være hvis brukerne ikke logger seg inn og tar til seg informasjonen.

Gulrot eller pisk?

I årenes løp har organisasjoner prøvd både pisk og gulrot for å oppmuntre til engasjement på intranettet. Gulroten har vi for eksempel sett i form av gamification og implementering av spillmekanismer og utfordringer for å gjøre bruken av intranettet mer underholdende og engasjerende. I den andre enden av skalaen har vi sett pisk, for eksempel ved å bestemme at brukerne bare skal kunne rapportere datafeil via et skjema på intranettet, eller ved å sørge for at lenken til kollegenes ferieplanlegging bare er tilgjengelig på intranettet.

Dette fungerer som regel godt for å skape bevissthet om intranettet og gjøre det til et naturlig verktøy i arbeidshverdagen, men det er fortsatt mer å gjøre. Verken pisk eller gulrot er en gitt suksessfaktor når det gjelder å nå ut med informasjon til brukere som sjelden eller aldri logger seg inn. Så hvordan kan man kommunisere med de brukerne som av en eller annen grunn ikke er aktive på intranettet? En effektiv løsning for å generere trafikk og øke engasjementet på intranettet kan være målrettede og personaliserte nyhetsbrev.

Personaliserte nyhetsbrev

Et eksempel på dette kommer fra en kunde som har valgt å samle all internkommunikasjon på intranettet, og der brukerne er spredt geografisk eller organisatorisk (for eksempel i ulike datterselskaper eller ulike forretningsområder). På dette intranettet opprettes det både bedriftsomfattende nyheter og lokale nyheter for kontorer, regioner og avdelinger. For å fange opp brukere som av en eller annen grunn ikke fikk med seg nyheten da den ble opprettet, sendes det med jevne mellomrom ut en konsolidert e-post (konfigurerbar i Sitevision). Hver bruker i systemet mottar sitt eget personlige nyhetsbrev der kun relevant informasjon er oppsummert. Har det skjedd noe nytt for din avdeling siden forrige nyhetsbrev? I så fall inneholder e-posten en egen seksjon for dette med lenker til intranettet som pusher nyheten med bilde, overskrift og ingress fra artiklene i Sitevision. Har det også vært nyheter for brukerens kontor? Da er disse også inkludert. Finnes det også bedriftsovergripende nyheter rettet mot alle ansatte? Ja, disse kommer også med i nyhetsbrevet. Noen kontorer vil ha mer flittige redaktører enn andre, og mengden nyheter kan derfor variere mellom ulike kontorer og avdelinger. For noen brukere kan det bety at de kun mottar et sammendrag av de ukentlige eller månedlige nyhetene fra hovedkontoret. For andre brukere kan det bety at de også får et sammendrag for sin avdeling, sitt kontor, sitt forretningsområde, sitt land eller der innholdet er opprettet.

Hjelper den sjeldne brukeren

Denne typen personalisering hjelper den sjeldne brukeren, som av en eller annen grunn ikke har logget inn på intranettet, til likevel å få et regelmessig sammendrag av hva som har skjedd den siste tiden. Ved å kun inneholde overskrifter og lenker som er relevante for den enkeltes rolle eller geografiske plassering, blir nyhetsbrevet automatisk mer attraktivt og genererer flere klikk og mer trafikk til intranettet - samtidig som det øker synligheten og bevisstheten om intranettets verdi.

Den erfarne Sitevision-brukeren har sikkert allerede rukket å innvende "men hva med Sitevisions abonnementsfunksjoner?" og den har selvfølgelig også sin naturlige plass når det gjelder å informere brukerne om oppdateringer. Min erfaring som utvikler og løsningsarkitekt er imidlertid at det egner seg best for enkeltsider og artikler, og ikke for skreddersydde oppsummeringer av hva som har skjedd over en periode.

Varsler fra intranettet i andre kanaler

Et annet eksempel finner vi nærmere oss: I Webstep innførte vi nylig et nytt intranett (i Sitevision, selvfølgelig!), og vi funderte på hvordan vi kunne integrere ledernes nyhetsbrev på en smart måte. Før Webstep-intranettet ble utviklet, fikk de ansatte på hvert kontor en e-post der hver leder oppsummerte hva som hadde skjedd den uken i et lokalt nyhetsbrev. Noen ledere skrev nyhetsbrevet i e-postklienten sin, andre opprettet nyhetsbrevet som en PDF-fil, og andre igjen brukte masseutsendingssystemer. I slutten av hver måned skrev konsernsjefen en lignende oppsummering, men i et månedsbrev som ble sendt til alle ansatte.

Da vi innførte det nye intranettet, var det en selvfølge at de ukentlige og månedlige nyhetsbrevene ikke lenger skulle håndteres ulikt avhengig av hvem som var forfatter, men at nyhetsbrevene fra nå av skulle opprettes som artikler i Sitevision. Spørsmålet var bare hvordan vi skulle få brukerne til å forstå når det kom nye utsendelser.

I Webstep har vi en veletablert kultur for å kommunisere via Slack - enten det gjelder arbeidsrelaterte spørsmål, sosiale diskusjoner eller bare bursdagshilsener. Det var derfor naturlig å bruke Slack til å varsle om relevante hendelser på intranettet. Vår nye løsning innebærer at nyhetsbrevene opprettes i arkiver knyttet til hvert kontor, og at Sitevision, så snart et nyhetsbrev er publisert, automatisk sender ut Slack-meldinger til riktig Slack-kanal. Hvis det publiseres et nyhetsbrev for Uppsalakontoret, vil de som følger Uppsalakanalen i Slack, få et varsel.