5 tips for å få internkommunikasjonen til å fungere i praksis

1. Ta utgangspunkt i faktiske problemer, ikke teknologien

Det er lett å henge seg opp i plattformer og funksjoner. Men virkelig god internkommunikasjon starter alltid med virksomhetens faktiske behov.

Begynn med å stille spørsmål som tar utgangspunkt i deres reelle utfordringer. Det kan for eksempel være:

• Hva fungerer ikke i dag?
• Hvor når informasjonen ikke frem?
• Hvor oppstår misforståelser?

Når dere tar utgangspunkt i virkelige problemer, blir intranettet et verktøy for å løse dem, ikke bare et sted der informasjon publiseres.

2. Nå ut til hele organisasjonen

Ikke alle medarbeidere har de samme forutsetningene for å ta del i informasjon. Alle sitter ikke foran en datamaskin i løpet av arbeidsdagen. Har dere medarbeidere på farten? Når dere de som jobber på lageret, i butikken, i kassen eller ute i virksomheten?

Hvis viktig informasjon bare finnes i tradisjonelle kanaler, risikerer deler av organisasjonen å gå glipp av den helt. Her blir muligheten til å nå intranettet via mobilen avgjørende. Når medarbeidere enkelt kan ta del i nyheter, arbeidsplaner, oppgaver og oppdateringer direkte på mobilen, blir det enklere å holde virksomheten samlet, uansett hvor arbeidet utføres.

3. Gjør informasjonen relevant

Ingen engasjerer seg i informasjon som oppleves for generell. Det som gjør en forskjell er når medarbeidere møtes av informasjon som er relevant for deres hverdag, rolle og arbeidsoppgaver.

Ellers risikerer også viktig kommunikasjon å forsvinne i støyen.

Det kan handle om å:

• se arbeidsplanen sin direkte
• få opp dagens oppgaver
• raskt forstå hva som gjelder akkurat nå der de befinner seg

Når medarbeidere møtes av informasjon som føles relevant, øker både engasjementet og sannsynligheten for at kommunikasjonen faktisk når frem.

4. Bryt ned siloer mellom avdelinger

Når team jobber parallelt uten innsikt i hverandres arbeid, oppstår ineffektivitet og dobbeltarbeid. Internkommunikasjon handler ikke bare om å spre informasjon, men om å skape sammenheng.

I praksis innebærer det å skape felles flater der ulike deler av organisasjonen kan møtes. Det kan for eksempel være prosjektgrupper der flere avdelinger samarbeider, deler oppdateringer og diskuterer løpende i stedet for å jobbe i separate e-posttråder eller systemer.

Ved å samle kommunikasjon, dokumenter og dialog i samme flyt blir det enklere å få en felles forståelse av hva som skjer, hva som er besluttet og hva som er neste steg.

Når flere får innsikt i hverandres arbeid, reduseres dobbeltarbeid og samarbeidet blir mer naturlig.

5. Hold innhold levende og pålitelig

Et vanlig problem er usikkerhet rundt hva som er oppdatert. Hvis medarbeidere ikke stoler på at informasjonen er aktuell, slutter de å bruke den.

Derfor er tydelig ansvar, struktur og arbeidsmåter avgjørende. Det må være enkelt å forstå:

• hvem som har ansvar for innholdet
• hva som skal oppdateres
• og når informasjon ikke lenger gjelder

Ved å jobbe med tydelige innholdsflyter, regelmessige oppdateringer og påminnelser til innholdsansvarlige blir det enklere å holde informasjon oppdatert over tid.

Når innhold holdes levende og det er tydelig hva som gjelder, blir intranettet et sted man faktisk vender tilbake til.