Blogg | 30 augusti 2021
Digital onboarding – hur funkar det?
Det är dags för en ny medarbetare att stiga ombord. Dagens arbetsplats ser annorlunda ut än för bara något år sen. De flesta sitter hemma framför sina skärmar, även din nya medarbetare. Hur ser du till att skapa en bra upplevelse av företaget och introduktion till arbetsplatsen när allt är digitalt?
Det finns tre huvudsakliga områden som vi tycker att du ska tänka på. Det handlar om att ha en tydlig strategi, en riktigt bra digital plattform och det mänskliga mötet.
En tydlig strategi
Precis som med mycket annat börjar en bra onboarding-process med en strategi. Att vänta några dagar på nya telefonen, inte få inloggningsuppgifter till intranätet eller missa inbjudan till alla de där roliga chatt-trådarna är ingen kanonstart.
Forma därför en strategi. Fundera över alla praktiska saker som ska finnas på plats. Och så det teoretiska: Vad ska personen veta och när? Kommunicera regelbundet med din nya medarbetare och pytsa gärna ut information lite då och då. Kanske skickar du ett välkomstpaket på posten med smått och gott i? På det sättet gör du dig påmind som arbetsgivare – och första dagen på nya jobbet kanske allt inte känns så nytt ändå.
En riktigt bra digital plattform
En förutsättning för att medarbetaren snabbt ska komma in i kultur, värderingar och det vardagliga jobbet är att alla viktiga hjälpmedel finns samlade på en digital plattform. Se intranätet, eller den digitala arbetsplatsen, som navet i din interna kommunikation.
På intranätet ska allt samlas och exempel på innehåll kan vara:
- Hur medarbetaren tidrapporterar och ansöker om ledighet
- Vilka rutiner som finns runt digitala möten
- Hur personens rollbeskrivning ser ut och vilka mål den ska jobba mot
- Förslag på chattar, grupper och andra sociala funktioner
- Länkar till andra viktiga system inom verksamheten
Använd en introduktionsguide på intranätet. Den kan visas för användare som loggar in för första gången men också ligga tillgänglig som en fast ikon. Via den leder du medarbetaren rätt och visar alla nödvändiga funktioner. Använd gärna olika typer av sätt att berätta: ljud, bild och text. Alla tar till sig kunskap på olika sätt. Kanske tar du det ytterligare en nivå och kopplar på ett e-learning-system?
Det mänskliga mötet
Digitala introduktioner i alla ära – men de vore ingenting utan det mänskliga mötet. Boka in regelbundna avstämningsmöten (gärna ett i början och ett i slutet av dagen). Förbered för den nya medarbetaren genom att boka in möten med kollegor som personen kommer att samarbeta med framöver. Presentera medarbetaren under stormöten och för det närmaste teamet under ett enskilt möte. Lägg lite extra krut på att dyka upp på digitala fikor. Bjud direkt in till event som digitala mingel eller sommarfesten. Stäm av och gör så din nya medarbetare känner sig sedd. Varför inte utse en fadder som finns där som bollplank i både stort och smått?