Del 2: Värdet av en digital medarbetarupplevelse

I det första blogginlägget fokuserade vi på det värde som en bra digital medarbetarupplevelse kan skapa. Det handlar om bättre produktivitet och effektivitet, mer välmående medarbetare och ökat engagemang. Och att grunden för att nå dit är att ha en tydlig strategi. Strategin delade vi upp i tre kategorier: människa, arbetssätt och teknik.

Nu är det dags att ta en närmare titt på hur du och dina kollegor kan göra för att skapa de här värderna genom en riktigt bra medarbetarupplevelse – och vi använder oss av samma tre kategorier.

Människa – engagerade medarbetare

Vi börjar med människorna och hur du kan tänka för att engagera dina medarbetare.

Bjud in och involvera

Uppmuntra dina medarbetare till att bidra med kommunikation, information och nyheter på intranätet. Genom färdiga mallar och visst stöd från redaktörerna kan vem som helst i din organisation vara aktiv i den interna kommunikationen. Dina kollegor kommer att känna sig engagerade. Och visste du att organisationer med mycket engagerade medarbetare är 13–18 procent mer produktiva?

Involvera nya kollegor tidigt i den interna kommunikationen. Och kom också ihåg ledningen. Ställ krav på, och hjälp, ledningen att vara aktiva och synliga på den digitala arbetsplatsen. Om de är det, följer andra efter.

Det behövs fler ansikten än internkommunikatörernas på den digitala arbetsplatsen. Det gör dessutom att du spar tid – med ett användarvänligt gränssnitt som gör att fler enkelt kan kommunicera på den digitala arbetsplatsen sparar en internkommunikatör tre timmar i veckan.

Kartlägg livscykeln

Kartlägg medarbetarens hela livscykel. Du minns: Från den första kontakten till den sista arbetsdagen. Men hur ser den resan ut i din organisation? Ta reda på det, så att du förstår behoven hos alla medarbetarna – då kan du också skapa den absolut bästa digitala upplevelsen. Det blir dessutom ännu bättre, lättare och roligare att göra det här om du involverar it-, hr- och andra avdelningar så att ni tillsammans driver arbetet framåt.

Fördela ansvar och använd ambassadörer

Ambassadörernas uppgift är att tala för slutanvändarens behov men de ska också informera, ge råd och vägleda dem, när det behövs. En bra grej är att skapa en pilotgrupp som består av olika roller i organisationen. Deras uppdrag blir att analysera effekterna av de digitala funktionerna, exempelvis vilka fördelar och farhågor som finns och vad ni behöver optimera.

Varför du ska göra så här? Jo, förbättrad användbarhet går bara att nå om du sätter dina medarbetare och deras behov i centrum.

Arbetssätt – mer effektivt och produktivt arbetssätt

Vi fortsätter med tre tips på hur du genom arbetssätt kan nå målet att förenkla ditt och dina kollegors arbete.

Feedback

Uppmuntra kollegor att löpande komma med feedback och använd sedan den till att förbättra den digitala medarbetarupplevelsen. Det är ju dina medarbetare som sitter på lösningarna.

Utbilda

Har digitala lösningar har blivit mer intuitiva? Ja! Och de flesta av oss är dessutom mer tekniskt kunniga än för bara fem år sedan. Men nej, vi förstår inte allt på en gång. Utan en ordentlig utbildning i starten finns det risk för att dina medarbetare inte kan navigera i de nya applikationer och då kommer de inte heller att använda dem. Sätt av tid för utbildning och erbjud olika typer av utbildningsformat för olika behov och olika kompetens.

Gör det lätt att hitta rätt

Kom ihåg att alltid vässa sökfunktionen. Ha ambitionen att intranätet ska vara den "enda källa till sanning", där ska all information samlas. Redan då har du kommit långt. Ta reda på vad dina anställda letar efter på intranätet för att optimera och förkorta sökvägarna. Enligt vår studie sparar en medarbetare på kontoret 30 minuter i veckan på att lätt hitta rätt på den digitala arbetsplatsen. Om din medarbetare jobbar på fältet sparar den en timme i veckan.

Teknik – kreativitet och innovation

Sist ut är tekniken. Med de här fyra tipsen uppnår du målet att hitta förbättringar, nya lösningar och nya funktioner i din organsation.

Mät, följ upp och förbättra

Hitta ett sätt att regelbundet mäta, följa upp och förbättra. Genom att noggrannt mäta användarbeteendet på ett intranät kan du förbättra den digitala medarbetarupplevelsen. Sätt upp mål och delmål – och aktivteter för att realisera dem.

Utnyttja också andra mätningar som redan genomförs i din organisationen. Troligtvis gör ni en medarbetarundersökning? Resultatet av dem kan vara användbara i jobbet med att förbättra den digitala medarbetarupplevelsen.

Minska antalet system

Under pandemin satsade många på flera olika samarbetssystem. Det visade sig rätt snabbt att fler system bidrar till en hel del frustration. Använd en plattform för att effektivisera kommunikationen.

Din organisation får en central plats att samla kunskap och dokument på – och du kan samtidigt bygga broar till andra plattformar och system som kunskapsbanker och externa kund- och medborgarplattformar.

Det kommer att löna sig. Vår faktiska arbetstid som skapar värde är 2,53 minuter per dag. Resten lägger vi på möten, att söka information, återskapa material och just det: att switcha mellan verktyg ...

Personifiera

Läste du om personaliseringsmotorn i mitt första inlägg? Rätt information, till rätt medarbetare, i rätt enhet, vid rätt tillfälle. Generativ AI är nyckeln. Men se till att prioritera funktioner som verkligen hjälper dina medarbetare och som inte bara imponerar på dem.

Tänk mobil först

Anpassa alla digitala funktioner så att de är användarvänliga i mobilen. Tänk så ofta vi sitter med våra mobiler – och målet är ju såklart att göra den digitala upplevelsen i arbetslivet lika bra som den utanför jobbet.

Sammanfattning

Jag hoppas att du efter att ha läst de här två blogginläggen har fått en tydlig strategi för hur du kan du skapa en kraftfull digital medarbetarupplevelse och vilket värde som det ger.

Hur går att sammanfatta i tio punkter:

1. Bjud in och engagera dina medarbetare till att bidra med kommunikation, information och nyheter på intranätet
2. Kartlägg din medarbetares hela livscykel
3. Fördela ansvar och använd ambassadörer
4. Öppna upp för feedback från kollegor och använd den till att förbättra medarbetarupplevelsen
5. Utbilda
6. Gör det lätt att hitta rätt
7. Mät, följ upp och förbättra
8. Minska antalet system
9. Personifiera
10. Tänk mobil först

Och det här är värdet din organisation får:

Människor

• Engagerade medarbetare
• Förbättrad internkommunikation
• Bättre organisationskultur
• Minskad personalomsättning
• Attraherar nya talanger

Arbetssätt

• Enklare och mer effektivt arbete
• Mer produktiva kollegor
• Förbättrad upplevelse och nöjdhet hos kunder, medborgare och medlemmar

Teknik

• Ökat samarbete över de interna avdelningarna
• Bättre kunskapsdelning
• Uppmuntran till innovation

På Sitevision kommer vi att fortsätta att prata om den digitala medarbetarupplevelsen framöver – håll utkik!