Blogg | 23 april 2026
Hos Vivida Assistans frigör Sitevision AI tid för det som är viktigt
Vad händer när människor som är anställda för att hjälpa andra får lägga mindre tid på administration och mer tid på sitt uppdrag? För Vivida Assistans blev AI en viktig del av svaret. Efter sex månader med AI i intranätet ser de tydliga effekter: snabbare svar, högre kvalitet och mer tid för det som verkligen gör skillnad.
Från administration till kärnverksamhet
Vivida Assistans arbetar i en bransch där det mänskliga mötet står i centrum. Medarbetarna är experter på att stötta människor, samtidigt som deras vardag också innefattar att navigera regelverk och hantera dokumentation.
Kraven är höga. Administration, rapportering och riktlinjer är en naturlig del av vardagen.
Det var här behovet uppstod. Hur kan vi stötta medarbetarna i det administrativa, utan att det tar fokus från deras faktiska uppdrag?
Svaret blev att använda AI som ett stöd i vardagen – direkt i intranätet.
Snabbare svar och mer likriktad kvalitet
De första stegen handlade om att göra information mer tillgänglig.
Genom AI-assistenter kan medarbetare idag få svar på frågor snabbare, med tydligare vägledning och en mer enhetlig kvalitet i svaren. Det minskar tiden från fråga till beslut och skapar trygghet i att göra rätt.
På sikt är ambitionen högre.
AI ska inte bara svara på frågor, utan även:
- stötta i mer komplexa beslutsprocesser
- kombinera information från flera källor
- automatisera delar av det administrativa arbetet
Den största utmaningen är inte tekniken
Trots att tekniken fanns på plats från start var den största utmaningen en annan – beteendeförändring.
Att gå från ett traditionellt sökbeteende till att faktiskt använda AI fullt ut kräver ett nytt sätt att tänka. Istället för att skriva enstaka sökord behöver medarbetarna formulera hela frågor, gärna utifrån sin roll och situation. Det är först då som AI:n kan ge relevanta och användbara svar.
För Vivida har det inneburit ett aktivt och långsiktigt arbete med att stötta medarbetarna i förändringen. Det handlar både om att utbilda och guida i hur AI används i praktiken, men också om att skapa en förståelse för varför det gör skillnad i vardagen. En viktig del är att bygga förtroende över tid – att visa att tekniken är ett stöd, inte ett hinder.
Struktur, tillit och rätt datagrund
Kvaliteten på AI:n hänger tätt ihop med kvaliteten på innehållet. För att skapa träffsäkra svar har Vivida delat upp sina AI-assistenter i specialistområden med separata kunskapsbaser. Det gör svaren mer relevanta och mindre spretiga.
Transparens är lika viktigt. AI-assistenten visar alltid källan och länkar direkt till innehållet i intranätet, vilket gör det enkelt att kontrollera informationen och stärker tilliten.
Säkerhet som en förutsättning
I en verksamhet som hanterar känslig information är säkerhet en grundförutsättning. Vivida har därför valt bort öppna AI-tjänster till förmån för en lösning där de har kontroll över sin data och hur den används.
Medarbetarupplevelse som driver verksamhetsnytta
Vividas arbete visar att medarbetarupplevelse inte är ett mål i sig, utan ett sätt att stärka verksamheten.
När medarbetare snabbt hittar rätt information, känner sig trygga i sina beslut och slipper onödig administration, frigörs tid och energi. Det gör att de kan fokusera på det som verkligen spelar roll.
Lärdomar att ta med sig
Efter sex månader med AI i intranätet lyfter Vivida flera viktiga insikter:
- Börja med tydliga behov, inte teknik.
- Säkerställ kvalitet och struktur i innehållet.
- Dela upp AI i tydliga användningsområden.
- Arbeta aktivt med beteendeförändring.
- Bygg tillit genom transparens och källor.
- Ha tålamod – det är en resa, inte ett projekt