Blogg
10 steg för att komma igång med AI på arbetsplatsen
AI händer här och nu. Men när utvecklingen går snabbt är det lätt att känna att man borde göra allt, helst i går. För att komma igång med AI på arbetsplatsen behöver ni framför allt identifiera rätt problem, skapa tydliga riktlinjer, få koll på er data, involvera medarbetarna och börja testa i liten skala. AI är trots allt ett verktyg som kan bidra till lösningen, inte lösningen på allt.
Här är tio steg som hjälper er att komma igång. Du kan också göra vårt självtest för att se hur AI-redo er organisation är.
1. Börja med att identifiera problemet
Det första steget är att identifiera ett problem där AI Länk till annan webbplats. faktiskt kan göra nytta.
Det är lätt att börja i fel ände: vi måste göra något med AI. Men vad?
Vänd på frågan. Var finns problemen, tidstjuvarna och frustrationen i dag? Kanske lägger medarbetarna onödigt mycket tid på att leta efter information. Kanske gör redaktörerna samma manuella uppgift om och om igen. Eller så får kundservice samma frågor varje dag.
Utgå från ett verkligt behov och undersök sedan om AI kan hjälpa er att lösa det. Då ökar chansen att tekniken faktiskt gör nytta.
2. Hitta arbetsuppgifter där AI kan stötta
AI behöver inte ta över en hel arbetsuppgift för att skapa värde. Ofta kan tekniken göra störst nytta genom att stötta människor i delar av arbetet.
Det kan handla om att hitta information snabbare, sammanfatta långa texter, analysera statistik, skapa ett första utkast eller guida en medarbetare genom en process.
Små förbättringar kan tillsammans frigöra mycket tid till sådant som människor faktiskt är bättre på.
3. Skapa tydliga riktlinjer för AI
För att använda AI på ett tryggt sätt behöver organisationen tydliga riktlinjer för hur tekniken får användas. En AI-policy eller motsvarande riktlinjer bör beskriva vilka AI-tjänster som får användas, vad de får användas till och vilken information som får delas. Det behöver också vara tydligt vilken information som absolut inte ska matas in i externa AI-tjänster.
Riktlinjer ska inte bara sätta gränser. De behöver hjälpa medarbetarna att göra rätt. För om den godkända vägen är för krånglig finns risken att människor hittar en enklare väg på egen hand.
4. Få koll på data och information
För att AI ska kunna ge bra resultat behöver den arbeta med rätt information. Den gamla sanningen ”skräp in, skräp ut” är mer relevant än någonsin.
Se över vilken data och information ni har, var den finns och hur den får användas. Fundera på vad som händer med datan som skickas till olika AI-tjänster. Var lagras den? Hur behandlas den? Vem kan få tillgång till den?
Samtidigt behöver själva innehållet få lite kärlek. Gamla dokument, dubbla versioner och motstridig information blir inte mindre problematiska för att AI kan hitta dem snabbare. Tvärtom.
5. Gör innehållet begripligt för både människor och AI
Bra struktur hjälper både människor, sökmotorer och AI-tjänster att hitta och förstå ert innehåll.
Det är inte längre bara människor och traditionella sökmotorer som behöver kunna tolka det ni publicerar. AI-tjänster blir allt oftare ett lager mellan er information och den som söker efter den. Arbeta därför med tydliga rubriker, begripliga texter, relevant metadata och en genomtänkt struktur. Viktig information ska vara lätt att hitta, förstå och använda, även när den plockas ur sitt ursprungliga sammanhang.
Sedan glöm inte att rensa. AI är bra på mycket, men den ska inte behöva vara digital arkeolog.
6. Börja med ett mindre pilotprojekt
När ni börjar testa AI behöver ni inte välja den största och mest komplexa processen i organisationen.
Välj ett tydligt och avgränsat problem där det går att testa, mäta och lära. Det kan till exempel vara en AI-assistent som hjälper medarbetarna att hitta information i personalhandboken, AI-stöd för redaktörer eller hjälp med att analysera webbstatistik.
Ett mindre pilotprojekt gör det enklare att förstå både nyttan och utmaningarna innan ni skalar upp.
7. Utbilda och involvera medarbetarna
Medarbetarna behöver både kunskap om AI och möjlighet att vara med och utveckla hur tekniken används. Ge dem möjlighet att lära sig hur AI fungerar och hur det kan hjälpa dem i deras eget arbete. Prata med dem. Ordna workshops. Skapa pilotgrupper.
Studera också hur människor faktiskt arbetar, inte bara hur de säger att de arbetar. Ofta finns de bästa AI-idéerna mitt i vardagen: i ett onödigt krångligt arbetsflöde, en återkommande fråga eller något som alla suckar över på fikarasten.
8. Mät och utvärdera era AI-initiativ
Bestäm redan från början vad ni vill att ett AI-initiativ ska förbättra. Då blir det lättare att avgöra om det faktiskt skapar värde. Ska medarbetarna spara tid? Ska fler hitta rätt information? Ska redaktörerna kunna publicera snabbare? Eller ska kvaliteten på innehållet bli bättre?
Testa i liten skala och följ upp vad som händer. Vad fungerade? Vad fungerade inte? Vad behöver justeras? Ett pilotprojekt behöver inte vara perfekt. Poängen är att lära sig. När ni vet att något skapar värde kan ni ta nästa steg med betydligt bättre självförtroende.
9. Utse ansvariga och skapa en plan framåt
Ett hållbart AI-arbete behöver någon som håller ihop helheten. Bestäm vem eller vilka som driver arbetet framåt, samlar erfarenheter och ser till att riktlinjer, kunskap och initiativ hänger ihop.
Ta också fram en plan för hur ni vill utveckla användningen av AI. Det viktiga här är att ni vet vart ni vill och varför.
10. Behåll er mänskliga tonalitet och identitet
AI kan hjälpa er att skapa innehåll snabbare, men det är fortfarande ni som behöver stå för kunskapen, perspektivet och personligheten.
När AI kan producera texter, bilder och annat innehåll på några sekunder blir det lätt att producera mer. Men mer är inte automatiskt bättre.
I en värld fylld av AI-genererat innehåll kan det mänskliga snarare bli ännu viktigare. Er kunskap, tonalitet, erfarenhet och identitet är sådant som gör er till er. Använd därför AI för att förstärka det ni redan gör bra,inte för att slipa bort det som gör er unika.
Börja någonstans och börja nu
Att bli AI-redo är inget projekt med ett tydligt slutdatum. Tekniken fortsätter att förändras, och vi fortsätter att lära oss längs vägen. Så försök inte göra allt på en gång. Börja med ett konkret problem. Skapa trygga ramar. Testa något litet. Mät vad som händer. Lär er och fortsätt därifrån.
Gör vårt test: Är er arbetsplats AI-redo?
Ni behöver inte ha allt på plats för att börja med AI men det är bra att veta var ni står. Har ni tydliga riktlinjer? Koll på er information? Rätt kompetens och ansvar på plats? Gör vårt självtest och få en snabb bild av hur AI-redo er organisation är och vad som kan vara nästa steg för er.
Du frågar, vi svarar
Hur kommer man igång med AI på arbetsplatsen?
Börja med att identifiera ett konkret problem eller en arbetsuppgift som kan förbättras. Skapa tydliga riktlinjer för hur AI får användas, se över er data och testa sedan tekniken i liten skala. Följ upp resultatet innan ni går vidare.
Vad bör riktlinjer för AI innehålla?
Riktlinjerna bör bland annat beskriva vilka AI-tjänster medarbetarna får använda, vad de får användas till och vilken information som får delas. De bör också göra det enkelt för medarbetarna att förstå hur de använder AI på ett tryggt och ansvarsfullt sätt.
Hur kan AI användas på en arbetsplats?
AI kan till exempel hjälpa till att hitta och sammanfatta information, skapa första utkast, analysera data, svara på återkommande frågor och guida medarbetare genom olika processer. Utgå från verksamhetens behov snarare än från tekniken.
Hur vet man om en organisation är AI-redo?
En AI-redo organisation har bland annat kunskap om hur AI kan användas, tydliga riktlinjer, kontroll över sin data och ett arbetssätt för att testa och utvärdera AI-initiativ. Det är också viktigt att det finns ansvar för AI-frågan och en plan för hur arbetet ska utvecklas.