Case | Karlskoga kommun
Resan mot en tillgänglig webbplats
När Karlskoga kommun fick en reprimand av DIGG var det tydligt – en hel del otillgängliga PDF:er behövde tas bort. Istället för att lappa och laga investerade de i en smartare och mer hållbar lösning.
Bakgrund och utmaningar
När lagkrav möter verklighet
År 2023 genomförde Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) en inspektion av Karlskoga kommuns webbplats. Inspektionen ledde till att flera brister i den digitala tillgängligheten upptäcktes – framför allt hundratals otillgängliga PDF-dokument. Kommunen stod inför en stor utmaning: hur skulle man snabbt och kostnadseffektivt kunna säkerställa att all offentlig information var tillgänglig för alla?
– Det som först såg ut som en enkel åtgärd, att förbättra kontraster och strukturera länkar, visade sig snabbt vara ett omfattande arbete som sträckte sig långt utanför webbplatsens yta, säger Daniel Cullberg, kommunikatör på Karlskoga kommun.
Utmaningen krävde både strategiska beslut och praktiska lösningar.
– Det som först såg ut som en enkel åtgärd för att förbättra kontraster och strukturera länkar visade sig snabbt vara ett omfattande arbete som sträckte sig långt bortom webbplatsens yta
Daniel Cullberg, kommunikatör på Karlskoga kommun
Lösning
Nya verktyg och rutiner
– Vi insåg snabbt att vi behövde tänka om, säger Daniel Cullberg, kommunikatör på Karlskoga kommun. Vi kunde inte lägga enorma resurser på att tillgänglighetsanpassa varenda PDF, men samtidigt var vi tvungna att uppfylla lagkraven.
Istället för att lägga mycket resurser på att anpassa befintliga PDF:er valde Karlskoga kommun en annan väg – att ta bort dem helt. I slutet av 2023 var webbplatsen tömd på PDF:er och kommunen investerade i en ny, hållbar strategi för digital tillgänglighet. Sitevisions agila funktioner spelade en avgörande roll i omställningen.
Några steg i strategin:
Viktiga dokument konverterades till tillgängliga webbsidor.
Ifyllbara formulär ersattes av e-tjänster.
Ett nytt arbetsflöde för publicering infördes för att säkerställa att allt nytt material uppfyllde tillgänglighetskraven.
Personalen fick utbildning och nya verktyg för att skapa tillgängliga dokument direkt i Word.
Plattformen gjorde det möjligt för oss att göra det:
Skapa enkelt tillgängliga webbsidor i stället för PDF-dokument.
Strukturera och optimera innehållet så att det blir lätt att navigera.
Säkerställa att allt nytt material uppfyllde lagkraven genom plattformens inbyggda tillgänglighetsstöd.
Skapa tydliga arbetsflöden för ansvarsfördelningen mellan kommunens olika avdelningar.
Resultatet
En mer inkluderande arbetsplats
Efter förändringen blev Karlskoga kommuns webbplats både mer tillgänglig och enklare att använda – inte bara för invånarna, utan även internt. Ett annat positivt resultat var att många tidigare PDF-dokument visade sig vara överflödiga, vilket gjorde att kommunen både kunde förbättra strukturen och spara resurser.
– Vi trodde att vi skulle få massor av frågor om vart PDF:erna hade tagit vägen, men så blev det inte. Det blev en väckarklocka – hur mycket av det vi publicerade var egentligen relevant? Säger Daniel Cullberg.
Karlskoga kommun har gått från att se digital tillgänglighet som ett lagkrav till en naturlig del av sitt arbete. Genom att tänka nytt och använda rätt verktyg har de skapat en mer användarvänlig och inkluderande digital miljö.