Kundcase | Vivida Assistans
Så frigör Vivida Assistans tid med Sitevision AI
Hur skapar man mer tid för kärnuppdraget i en verksamhet där administration är en självklar del av vardagen? För Vivida Assistans blev svaret att integrera AI direkt i intranätet. Resultatet är snabbare tillgång till rätt information, tryggare beslut och mer tid för det som verkligen gör skillnad.
Bakgrund och utmaning
Vivida Assistans verkar i en verksamhet där det mänskliga mötet står i centrum. Samtidigt behöver medarbetarna förhålla sig till stora mängder information om bland annat regler, kollektivavtal, riktlinjer och rutiner.
Tidigare fanns mycket av den interna informationen på en server, organiserad i mappar och hundratals dokument. Det gjorde det svårt för medarbetarna att snabbt hitta rätt.
När Vivida byggde sitt nya intranät i Sitevision började därför ett omfattande arbete med att samla och strukturera organisationens kunskap. Istället för separata dokument flyttades stora delar av innehållet över till sidor på intranätet, med målet att skapa en gemensam kunskapsbank.
Men även när informationen fanns samlad återstod en utmaning: hur gör man det ännu enklare för medarbetarna att hitta rätt och kvalitetssäkrad kunskap när de behöver den?
lösning
Nästa steg blev Sitevision AI. I dag använder Vivida fem AI-assistenter med olika kunskapsbaser direkt i intranätet. En assistent söker i ett bredare informationsunderlag, medan andra är specialiserade på olika delar av verksamheten.
Medarbetarna kan ställa frågor utifrån sin roll och situation och få hjälp att hitta relevant information. AI-assistenten kan också ställa följdfrågor när mer sammanhang behövs och visar källan till svaret, så att användaren enkelt kan gå vidare och läsa mer.
AI-assistenterna hjälper medarbetarna att:
- Få snabbare svar på frågor.
- Hitta rätt information om regler, riktlinjer och rutiner.
- Få ett mer enhetligt underlag för sina beslut.
- Gå direkt till källan för att läsa och kontrollera informationen.
AI-assistenterna bidrar samtidigt till kvalitetssäkringen av intranätet. Om en assistent ger ett otydligt eller felaktigt svar kan det vara en signal om att innehållet i kunskapsbanken behöver ses över.
– Får någon ett konstigt svar är det också väldigt bra feedback till dem som ansvarar för innehållet. Då kanske vi behöver förbättra sidan som AI hämtar informationen från. På det sättet blir det också en kvalitetssäkring av intranätet, säger Petra Ingemarsson, kommunikatör på Vivida Assistans.
För Vivida är det också viktigt att kunskapen finns tillgänglig där arbetet sker. Assistanscheferna reser mycket runt om i landet och kan via Sitevisions intranätapp komma åt både intranätets innehåll och AI-assistenterna direkt i mobilen.
På sikt är ambitionen att AI ska kunna stötta i mer komplexa processer, kombinera information från flera källor och automatisera delar av det administrativa arbetet.
resultat
Resultat
Med Sitevision AI har Vivida gjort organisationens samlade kunskap enklare att använda. Istället för att leta i dokument eller fråga en kollega kan medarbetaren ställa sin fråga direkt i intranätet och få hjälp att hitta både svaret och källan.
- Snabbare tillgång till information
Medarbetarna kan fråga direkt istället för att själva leta efter rätt information. - Mindre beroende av kollegor
Fler kan hitta svar själva utan att behöva ta någon annans tid. - Mer enhetligt underlag
Fler kan utgå från samma information istället för att få olika svar beroende på vem de frågar. - Kunskap där arbetet sker
Intranätet och AI-assistenterna finns tillgängliga även i mobilen när medarbetarna är ute i verksamheten.
– Grundtanken är att medarbetarna inte ska behöva gå och ta varandras tid när de istället kan ställa en fråga direkt till källan. Det ska spara tid, men också göra att man inte får olika svar beroende på vem man frågar. Alla ska kunna få rätt svar från början, säger Petra Ingemarsson, kommunikatör på Vivida Assistans.
Från information i mappar och dokument till en gemensam kunskapsbank som går att fråga direkt – för Vivida har AI blivit nästa steg i arbetet med att göra kunskap mer tillgänglig och frigöra mer tid för kärnverksamheten.