Case | Evidensia
Evidensia bygger bedriftskultur for 40 000 ansatte i 16 land
Det begynte med to intranett i Norden, men ble deretter grunnlaget for en løsning som spenner over 16 land og 40 000 ansatte. Medarbeiderne i Evidensia har nå en felles plattform å kommunisere på.
Bakgrund
"Det spredte seg via rykter"
Evidensia er en dyrehelsekjede som driver virksomhet i 20 land – i Sverige, Norden, Europa og Canada. I lang tid jobbet konsernet med et utdatert og overfylt intranett. Faktisk hadde ikke alle landene et intranett. Dette gjorde det vanskelig å kommunisere internt i de lokale markedene, men også mellom landene.
Sverige og Norge bestemte seg for å bygge intranett i Sitevision – og nå er løsningen rullet ut i hele Europa og brukes av nesten 40 000 dyrevennlige ansatte i Evidensia.
– Ryktet spredte seg fra munn til munn. De andre landene ville også ha en lignende løsning, forklarer Maria Hofling, produkteier hos Evidensia.
Utmaning
Intern kommunikasjon, bedriftskultur og en møteplass
– Da vi kjøpte Sitevision, var Evidensia i en oppstartsfase, og vi hadde behov for å etablere en kanal for hvordan vi snakker med de ansatte. Vi trengte en bedre intranettløsning som tillot mer enn enveiskommunikasjon, og hvor flere kunne administrere innholdet. Enkel å bruke og moderne, sier Maria Hofling og fortsetter:
– Tidligere måtte to personer bruke dobbelt så mye tid på å oppdatere intranettet. For eksempel måtte en veterinær kontakte IT og forklare hvor og hvordan de ønsket å dele informasjon, og så var det tilbakemeldingsrunder på det.
En annen utfordring var å skape et naturlig knutepunkt for alle systemene og funksjonene som brukes i Evidensia. Og å bygge bedriftskultur.
– Vi ønsket å bygge bedriftskultur og få alle ansatte til å forstå hva de er en del av. At vi jobber for førsteklasses dyrepleie og for å alltid øke kunnskapsnivået. Mens vi vokste og var på en reise i endring, var det viktig med effektiv intern kommunikasjon.
Løsning
Felles plattform i alle land
Det nye intranettet er basert på de samme grunnmalene i alle land. Grunnmalen inneholder blant annet støtte til eget arbeid, svar på HR- og IT-spørsmål og en veterinærdel med behandlingsråd, retningslinjer og nettverksmuligheter.
– Ved å dele samme plattform kan vi kommunisere mer med hverandre og utvikle fordelene med intranettet sammen. Jo mer vi vokser, jo mer materiale og innhold får alle tilgang til. Dette kommer alle til gode.
Intranettet brukes nå i det daglige arbeidet på klinikkene. En flyt av de siste nyhetene, informasjon om opplæring, integrasjoner og lenker til andre systemer og kunnskapsartikler er til stor hjelp i løpet av dagene ute på klinikkene. I tillegg finnes det et nav der forskningsprosjekter er samlet, og der alle kan følge med på nye funn.
Det redaktørene setter pris på, er muligheten til å målrette personaliserte meldinger, de sosiale funksjonene som reduserer antall e-poster med tunge vedlegg, og at det er et velprøvd og velfungerende verktøy.
Resultatet
Nå har alle tid til overs
Det som startet som to intranett, ett i Sverige og ett i Norge, har blitt en felles plattform for alle landene. En plattform der alle kan kommunisere med alle, der kunnskap utveksles hver dag, og der nye oppdagelser deles generøst og effektivt. Medarbeiderne kan logge seg på med sin egen innlogging og være aktive i grupper.
– De ansattes engasjement er avgjørende, sier Maria Hofling og fortsetter:
– Det er først når engasjementet er på plass, at man virkelig kan jobbe med å beholde og tiltrekke seg ny kompetanse. Etter det første året med Sitevision økte antall daglige aktive brukere med 67 prosent.
Tidligere spredte Evidensia interne informasjonskampanjer ved å lage plakater og flytte materiell som ble sendt ut til klinikkene. Ofte måtte de ansatte vente til neste planlagte teammøte for å få mer informasjon. En slik kampanje tok i gjennomsnitt to uker å gjennomføre og involverte 10 medarbeidere. Nå kommuniserer de kampanjene enkelt og effektivt via intranettet.
Mange setter pris på nyhetsfeeden, opplæringssidene og artiklene som gjør det mulig for personalet å løse praktiske kliniske oppgaver. Det at kunnskapen er raskt tilgjengelig, gjør at medarbeiderne får tid til det arbeidet de virkelig brenner for. Det arbeidet som virkelig betyr noe.