Case | Falu kommune
Falu kommune kombinerer Sitevision og Office 365
Med sitt nye intranett ønsket Falu kommune å skape et relevant utgangspunkt som gir medarbeiderne mulighet til å engasjere seg. Kombinasjonen av Sitevision og Office 365 utgjør nå navet i den digitale arbeidsplassen deres.
Bakgrunn og utfordringer
Det forrige intranettet var gammelt og vanskelig å bruke. Det var vanskelig for brukerne å finne ut om informasjonen var oppdatert, og man måtte sende e-post til en kollega for å spørre.
– Intranettet var heller ikke responsivt eller hadde en god søkefunksjon, og det bidro ikke til å gjøre oss effektive, sier Niclas Söderberg, kommunikasjonsansvarlig i Falu kommune, som har vært involvert i intranettprosjektet siden starten.
Løsning
Relevant intranett basert på brukernes behov
Falu kommune satte ned en prosjektgruppe med mål om å skape et intranett som var enkelt å bruke, som enkelt viste det man lette etter, og som var en kulturbærer som fremmet tilhørighet i kommunen. Gjennom konsekvensanalysen ble det også klart at intranettet skulle være et relevant utgangspunkt for arbeidsdagen: et sted som ga de ansatte pålitelig informasjon og effektive tjenester.
De ønsket å utnytte mulighetene for personalisering, og mye av flyten på startsiden er skreddersydd til den enkelte bruker og dennes arbeidsgruppe, rolle og interesser. Dette gjør organisasjonens kommunikasjon mer effektiv og enklere både for den som gir informasjon, og for den som får tilgang til den. I dag kan brukerne også samhandle med kolleger i andre administrasjoner i ulike interessegrupper, noe som gjør det lettere for medarbeiderne å fortsette å utvikle seg og skape en følelse av "vi" i organisasjonen.
– Pålitelig informasjon og effektive måter å finne frem til det som er viktig, vil spare oss for mye tid. I tillegg åpner det for nye måter å jobbe på i form av styrket samarbeid mellom mennesker eller mellom avdelinger", sier Nina Eriksson, som også er kommunikatør i Falu kommune og drivkraften bak intranettprosjektet.
Digital arbeidsplass med kraftfulle løsninger
Intranettplattformen som ble valgt, var en kombinasjon av Sitevision og Office 365. Rent estetisk er dette en relativt stor endring for brukerne, men på den annen side samler verktøyet alle programmer og systemer som brukerne trenger tilgang til på en enkel måte.
Når du jobber i en kommune, må du sjekke e-posten din hver arbeidsdag, eller få noen andre til å gjøre det. Hvis du har mottatt en e-post, kan du nå se den direkte i intranettet, i tillegg til ulike kalenderhendelser.
– Det som er så fantastisk å se, er hvor enkelt det har vært å integrere Sitevision med Office 365 og andre systemer. Det går lynraskt fra e-posten kommer inn i innboksen i Outlook til Sitevision viser den på intranettet! For dem som får veldig få e-poster, kan det være en god grunn til å gå inn på intranettet hver dag og se om det er kommet nye e-poster, sier Niclas Söderberg.
På slutten av året fikk referansegruppen en demonstrasjon av intranettet, og etter nyttår holdt de den første opplæringen for redaktørene sine.
Resultatet
Integrering av intranettet i det daglige arbeidet
Det nye intranettet er både en ny plattform og en endring i arbeidspraksis. Det er en endringsreise som hele organisasjonen må involveres i, og derfor ble det holdt workshoper for å definere hva en digital arbeidsplass er, og hvilken rolle intranettet skal spille. I sluttfasen av prosjektet ble det distribuert en veiledning om de interne kommunikasjonsverktøyene og endringene i arbeidspraksis som kreves for å oppnå en virkelig digital arbeidsplass.
Gjennom hele prosjektet har det vært støtte fra toppledelsen, og på slutten av prosjektet kunne Niclas og Nina presentere det nye intranettet for kommunaldirektørens ledergruppe. Nå forventes det at alle skal bruke det nye verktøyet.
– Vi tror at en viktig del er å få ledelsen og alle lederne med på laget. Uten den støtten vil heller ingen andre få tilgang til intranettet eller den digitale arbeidsplassen, sier Nina Eriksson.