Case | Green Cargo
Green Cargo skaper en digital arbeidsplass med intranettet som nav
Green Cargo er togselskapet som kjører godstog i Sverige, ulike deler av Skandinavia og via partnere til kontinentet. Selskapet eies av den svenske staten og har rundt 2000 ansatte over hele landet. Med et tilpasset og lett tilgjengelig intranett har Green Cargo lagt grunnlaget for en digital arbeidsplass der medarbeiderne kan samarbeide og få tilgang til informasjon – uansett hvor de befinner seg.
Bakgrunn og utfordringer
Det forrige intranettet var gammelt og manglet både støtte og utviklingsmuligheter. Det fantes heller ingen sosiale funksjoner, kommunikasjonen var enveis, og det var vanskelig å finne informasjon.
I tillegg var ikke intranettet tilgjengelig for alle. Green Cargos medarbeidere er ikke bare spredt over hele landet, men mange av dem er også stadig på farten og langt fra en arbeidsstasjon. Arbeidstiden varierer også fra medarbeider til medarbeider. Alt dette førte til at Green Cargo så seg om etter en annen løsning.
– Internkommunikasjon i Green Cargo er viktig og avgjørende for at vi skal lykkes med det vi gjør i selskapet, sier Veronica Svahlin, intranettansvarlig i Green Cargo.
"Intern kommunikasjon i Green Cargo er viktig og avgjørende for at vi skal lykkes med det vi gjør i selskapet."
Veronica Svahlin, intranettsjef Green Cargo
Flott funksjonalitet – og muligheten til å integrere
De bestemte seg derfor for å se på hvilke løsninger som var tilgjengelige, og hva organisasjonen hadde behov for. De bestemte seg for at plattformen skulle være brukervennlig, enkel og gi mulighet for tilpasning.
– Vi ønsket at vårt nye intranett skulle være en viktig del og kanal i arbeidet vårt med å skape en mer digital arbeidsplass og et arbeidsverktøy i hverdagen. Vi ville at det skulle være vårt nav, vårt kommunikasjonsnav. For å få til dette måtte vi skape større tilgjengelighet til intranettet for våre medarbeidere med mulighet for deltakelse og dialog for å skape engasjement og få "hverdagskommunikatører" som kan bidra med innhold, sier Veronica.
Etter å ha gjennomført en mulighetsstudie falt valget på Sitevision Intranet med driftsløsningen Sitevision Cloud.
– Plattformen tilbyr god funksjonalitet med ferdige maler og moduler som er tilgjengelige i basissortimentet. Vi kan også kombinere og integrere plattformen med våre andre verktøy og plattformer, sier Veronica.
Løsning
Enkel tilgang og responsivitet for ansatte på farten
For ansatte som ikke jobber fra en arbeidsstasjon, for eksempel våre egne lokførere, var hastigheten og tilgjengeligheten til det nye intranettet avgjørende. I felten er det ikke alltid like god dekning, så det var en høy prioritet for Green Cargo å sørge for at intranettet ble lastet inn raskt og var tilgjengelig via mobilen. De sørget også for at intranettet kan nås via en personlig mobiltelefon, datamaskin eller nettbrett, for de ansatte som foretrekker det.
En kjærkommen funksjon var også den nye søkefunksjonen, som gjør det mulig for medarbeiderne å finne relevant informasjon raskt og enkelt. Det betyr at alle i Green Cargo – enten de jobber ute i felten eller på kontoret – har samme tilgang til informasjon og kommunikasjon. For dem som er på farten, betyr intranettet at kollegene og deres kunnskap og støtte aldri er langt unna.
Brukerne involvert fra starten av
Green Cargo var nøye med å involvere medarbeidere og ledere i de ulike fasene av prosjektet. På denne måten kunne prosjektet forankres i organisasjonen, og de fikk kontinuerlig vite hva brukerne syntes om funksjonaliteten.
– Det var også viktig for oss å sette av tid til praktisk og hands-on-arbeid med partneren vår etter at de hadde fått selve skallet på plass. Både for å forstå plattformen og funksjonaliteten, men også for å kunne sette en god struktur og utvikle funksjonaliteten vi trengte for å få så smarte løsninger som mulig. Og for å kunne tilby verdiskapende innhold til våre ansatte, sier Veronica.
Green Cargo fikk også hjelp av testpiloter før lanseringen og fikk innspill på struktur og funksjonalitet.
Resultatet
"Kommunikasjonsknutepunktet vi siktet mot"
Det tok bare litt over ett år fra det første behovet ble identifisert til lanseringen, mye takket være en målrettet innsats og fokus på brukerne. Resultatet er at medarbeiderne har funnet seg godt til rette i det nye verktøyet.
– Mange ledere og avdelinger har erstattet e-post med informasjon i sosiale grupper. Vi ser også at vi har fått større engasjement, deltakelse og interesse fra våre medarbeidere i produksjonen, som tidligere hadde begrenset tilgang til det gamle intranettet, sier Maria Lindholm, markedskommunikasjonsansvarlig i Green Cargo.
For å sikre at internkommunikasjonen fungerer godt og også kan målgruppetilpasses, har Green Cargo en rekke ulike kanaler og fora, der det nye intranettet spiller en viktig rolle.
Sammen med digitale løsninger som informasjonsskjermer på kontorene og fysiske møter på arbeidsplassen, fungerer alt sammen for å understøtte en reell kunnskapsutveksling og hjelpe medarbeiderne i hverdagen.
– Vi bruker intranettet som et arbeidsverktøy i hverdagen, og med de nye sosiale funksjonene og muligheten for at flere kan bidra med innhold, er vi på god vei til å skape det knutepunktet og kommunikasjonsknutepunktet vi hadde som mål, sier Veronica.
"– Mange ledere og avdelinger har erstattet e-post med informasjon i sosiale grupper."
Maria Lindholm, markedskommunikasjonsansvarlig i Green Cargo