Case | Jula
Slik ble mobilappen Julas digitale arbeidsplass
I Julas varehus er tempoet høyt og arbeidsdagen i konstant bevegelse. Med en personalisert intranettapp har de samlet planer, oppgaver og kommunikasjon i én og samme flyt. Medarbeiderne får riktig informasjon med én gang – noe som gir bedre oversikt, mer effektiv planlegging og en smidigere arbeidshverdag.
Bakgrunn og utfordringer
Da Jula begynte å bygge sitt intranett, var ambisjonen tydelig: mobile first. Med 136 varehus i Sverige, Norge, Finland og Polen er majoriteten av medarbeiderne frontline workers. De sitter ikke ved en PC, men beveger seg mellom kasse, lager og butikkgulv.
Den største utfordringen var ikke mangel på informasjon – men tilgjengelighet.
– Problemet var å nå dem som ikke sitter ved en PC, sier Carl-Johan Edberg, systemspecialist i Jula.
Intranettet var responsivt, men manglet viktige funksjoner som skaper engasjement. Samtidig hadde Jula allerede utviklet en egen modul for bemanningsplanlegging som var blitt et viktig operativt verktøy i butikkene.
Neste steg var å skape en helhetlig mobil opplevelse der planlegging, kommunikasjon og oppgaver samles på én plattform.
Løsning
I tett samarbeid med Sitevision og partneren Consid implementerte Jula den nye intranettappen. Den ble mer enn en mobil versjon av webben – den ble fundamentet i den daglige butikkhverdagen.
I dag fungerer appen som et nav der medarbeiderne møtes av:
- Gruppebaserte visninger per varehus og rolle
- En aktivitetsstrøm tilpasset arbeidssted og funksjon
- Pushvarsler til riktig målgruppe
- Integrerte oppgaver fra flere systemer
- Sosiale funksjoner og operative verktøy i samme flyt
– Nå slipper medarbeiderne å lete. Det som er relevant møter dem direkte, sier Carl-Johan.
Den eksisterende modulen for bemanningsplanlegging er fortsatt en sentral del av løsningen – nå tilgjengelig i en mer helhetlig og mobil opplevelse. Medarbeiderne ser planen sin i samme miljø som nyheter, oppgaver og kommunikasjon. For butikksjefen gir det fortsatt kontroll og oversikt. For medarbeideren gir det tydelighet i hverdagen.
Samtidig har ikke publiseringsarbeidet blitt mer komplekst. Jula jobber videre med samme struktur, men med bedre treffsikkerhet og tydeligere rytme i informasjonsflyten.
"Fordi alle vet hva de skal gjøre, kan vi gjøre jobben vår mer effektivt. Alle er på rett sted til rett tid, og du trenger ikke å gå og se på et papir på lageret for å finne ut hva du skal gjøre."
Carl-Johan Edberg, systemspecialist, Jula
Resultatet
Appen har blitt svært godt mottatt i organisasjonen. Behovet har vært der lenge, og nå finnes det bedre forutsetninger for å drive kommunikasjon mer effektivt. Men den operative effekten er like tydelig.
Når bemanningsplanlegging og oppgaver er integrert i intranettets daglige flyt, vet alle hva de skal gjøre og når. Det gjør det enklere å omdisponere ved sykdom, sikre bemanning og skape tydelighet i en travel butikkhverdag.
Samtidig har noe større skjedd. Engasjementet har økt. Da gruppestrukturen i appen ble etablert, begynte organisasjonen selv å opprette og bruke grupper. Løsningen vokste organisk.
Den største gevinsten ifølge Jula er følelsen av én helhetlig opplevelse. Uansett om medarbeideren bruker intranettet via PC eller mobilapp, er opplevelsen den samme. Samme kontekst. Samme struktur. Samme plattform.
Intranettet er ikke lenger bare en informasjonskanal. Det er stedet man går til hver dag – for å planlegge, kommunisere og utføre arbeidet sitt.