Case | Karlskoga kommune
Reisen mot et tilgjengelig nettsted
Da Karlskoga kommune fikk en reprimande fra DIGG, var det klart – mange utilgjengelige PDF-filer måtte fjernes. I stedet for å lappe og fikse, investerte de i en smartere og mer bærekraftig løsning.
Bakgrunn og utfordringer
Når lovkrav møter virkeligheten
I 2023 gjennomførte Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) en inspeksjon av Karlskoga kommunes nettsted. Inspeksjonen avdekket flere mangler i den digitale tilgjengeligheten – spesielt hundrevis av utilgjengelige PDF-dokumenter. Kommunen sto overfor en stor utfordring: Hvordan kunne man raskt og kostnadseffektivt sørge for at all offentlig informasjon var tilgjengelig for alle?
– Det som først så ut som et enkelt tiltak, med forbedring av kontraster og strukturering av lenker, viste seg raskt å bli et omfattende arbeid som strakte seg langt utover overflaten på nettstedet, sier Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune.
Utfordringen krevde både strategiske beslutninger og praktiske løsninger.
– Det som først så ut som et enkelt tiltak for å forbedre kontraster og strukturere lenker, viste seg raskt å være et omfattende arbeid som strakte seg langt utover overflaten på nettstedet
Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune
Løsning
Nye verktøy og rutiner
– Vi innså raskt at vi måtte tenke nytt", sier Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune. Vi kunne ikke bruke enorme ressurser på å gjøre hver eneste PDF-fil tilgjengelig, samtidig som vi måtte overholde lovkravene.
I stedet for å bruke mye ressurser på å tilpasse eksisterende PDF-er, valgte Karlskoga kommune en annen vei – å fjerne dem helt. Ved utgangen av 2023 var nettstedet tømt for PDF-filer, og kommunen investerte i en ny, bærekraftig strategi for digital tilgjengelighet. Sitevisions smidige evner spilte en avgjørende rolle i overgangen.
Noen trinn i strategien:
Sentrale dokumenter ble konvertert til tilgjengelige nettsider.
Utfyllbare skjemaer ble erstattet av e-tjenester.
En ny arbeidsflyt for publisering ble innført for å sikre at alt nytt materiale oppfylte kravene til universell utforming.
De ansatte fikk opplæring og nye verktøy for å lage tilgjengelige dokumenter direkte i Word.
Plattformen gjorde det mulig for oss å gjøre det:
Lag lett tilgjengelige nettsider i stedet for PDF-dokumenter.
Strukturer og optimaliser innholdet slik at det er enkelt å navigere.
Sikre at alt nytt materiale oppfylte lovkravene ved hjelp av plattformens innebygde støtte for universell utforming.
Lag tydelige arbeidsflyter for ansvarsfordelingen mellom de ulike avdelingene i kommunen.
Resultatet
En mer inkluderende arbeidsplass
Etter endringen ble Karlskoga kommunes nettsted både mer tilgjengelig og enklere å bruke – ikke bare for innbyggerne, men også internt. Et annet positivt resultat var at mange tidligere PDF-dokumenter viste seg å være overflødige, noe som gjorde at kommunen både kunne forbedre strukturen og spare ressurser.
– Vi trodde vi ville få mange spørsmål om hvor PDF-ene var blitt av, men det skjedde ikke. Det var en vekker – hvor mye av det vi publiserte, var egentlig relevant? sier Daniel Cullberg.
Karlskoga kommune har gått fra å se på digital tilgjengelighet som et lovkrav til å bli en naturlig del av arbeidet. Ved å tenke nytt og bruke de riktige verktøyene har de skapt et mer brukervennlig og inkluderende digitalt miljø.