Case | Mälarenergi
Mälarenergi gjorde intranettet til et naturlig utgangspunkt for arbeidsdagen
Da Mälarenergis gamle intranett begynte å gå på siste vers, var det ikke bare teknologien som måtte skiftes ut. Organisasjonen trengte et mer moderne sted for intern kommunikasjon, bedre søkefunksjoner, mobil tilgang og innhold som faktisk føltes relevant for de ansatte. Resultatet ble Merigo – et intranett i Sitevision som på kort tid har gått fra å være en ny kanal til å bli en selvfølge i hverdagen.
Fra oppslagstavle til digital arbeidsplass
Før Merigo ble lansert, hadde Mälarenergi et gammelt intranett med begrenset funksjonalitet. Det fungerte mest som en digital oppslagstavle med en enkel nyhetsstrøm.
– Det var veldig utdatert, både når det gjaldt funksjon og teknologi. Da deler av funksjonaliteten dessuten var i ferd med å slutte å fungere ordentlig, ble det mulig å begrunne satsingen på en annen måte, forteller Per Arne Hermansson, kommunikasjonsprodusent hos Mälarenergi.
Før prosjektet startet, gjennomførte Mälarenergi et grundig forarbeid. Gjennom interne undersøkelser, intervjuer og fokusgrupper kartla de de viktigste behovene: å lettere finne kolleger, få tydeligere kommunikasjon fra ledelsen, kunne få tilgang til intranettet på mobilen og skape lokale områder for ulike selskaper og forretningsområder.
Et intranett med Mälarenergys egen stil
Mälarenergi valgte Sitevision og partneren B3 Lenke til et annet nettsted. for å kunne komme raskt i gang med et stabilt fundament. Men det var også viktig at intranettet ikke bare skulle føles som en standardløsning.
– Vi ønsket at intranettet også formmessig skulle gjenspeile Mälarenergis grafiske profil og stil. Der synes jeg B3 raskt fant et uttrykk som gjorde at det føltes som vårt, sier Per Arne.
Merigo ble lansert 9. april 2024. Startsiden består av en konsernfelles nyhetsstrøm, supplert med lokale strømmer som styres av lokale redaktører. Der finnes også snarveier til systemer, kontaktveier, selskapssider og funksjoner for å finne kolleger.
Fire effektmål viste veien
Arbeidet ble styrt av fire resultatmål:
Relevant
Effektivt
Kvalitet
Engasjement
Relevans handlet blant annet om personaliserte nyhetsstrømmer, mobil tilgang og innhold som tilpasses etter organisasjonstilhørighet. Effektivitet ble knyttet til bedre søkefunksjoner, tydeligere faktasider og raske svar på vanlige spørsmål. Kvaliteten ble sikret gjennom innholdsansvarlige på hver side og automatiske påminnelser om å gjennomgå innholdet hver sjette måned.
– Man mister raskt tilliten hvis det viser seg at informasjonen ikke stemmer. Derfor er det viktig at noen ser på sidene med jevne mellomrom, sier Per Arne.
Engasjementet økte da det ble enkelt
En viktig del av Merigo er muligheten til å like og kommentere nyheter. I begynnelsen måtte medarbeideren klikke seg inn på en artikkel og bla helt ned for å kunne interagere. Da Mälarenergi så at mange prøvde å klikke direkte i nyhetsstrømmen, ble funksjonen videreutviklet.
Nå er det mulig å like direkte i strømmen og klikke seg direkte til kommentarfeltet.
– Det har gjort en veldig stor forskjell i hvor mange likes og kommentarer vi får. Vi ønsket å skape åpenhet og i beste fall få folk til å begynne å snakke med hverandre i kommentarfeltet, sier Per Arne.
Et tydelig eksempel er de digitale medarbeidertreffene. Selve møtet gjennomføres i Teams, men spørsmål og kommentarer samles i Merigo. Der svarer foredragsholderne etterpå, noe som gjør at dialogen lever videre også etter møtet.
Redaktørene ble en viktig drivkraft
Da Merigo ble lansert, var det rundt ti redaktører utenfor kommunikasjonsavdelingen. I dag er det rundt femti.
For å støtte dem holder Per Arne jevnlige opplæringskurs og et redaktørforum hver måned. Der får redaktørene dele erfaringer, snakke om utfordringer og lære av hverandre.
– Mange redaktører er ikke kommunikatører i utgangspunktet. Derfor er det viktig at de føler at de er en del av en større sammenheng og ikke bare administratorer som limer inn andres tekster, sier Per Arne.
Forumet har blitt en måte å spre kunnskap, bygge trygghet og skape stolthet i rollen på. Det har også gjort det enklere for redaktører fra ulike deler av organisasjonen å finne hverandre.
«Mange redaktører har ikke kommunikasjon som bakgrunn. Derfor er det viktig at de føler at de er en del av en større helhet, og ikke bare administratorer som limer inn andres tekster.»
Per Arne Hermansson hos Mälarenergi
Mobilen åpnet døren for flere
Siden mange hos Mälarenergi jobber ute i felten eller i produksjonen, var mobil tilgang et viktig tema helt fra starten. Med Sitevisions mobilapp ble intranettet tilgjengelig også for medarbeidere som sjelden sitter ved en datamaskin.
For å øke kjennskapen har Mälarenergi gjennomført interne kampanjer, blant annet med plakater ved kaffeautomater og på innsiden av toalettdører.
– Vi prøvde å gjøre det med litt humor. For eksempel: «Har du ingenting å snakke om? Last ned Merigo-appen, så får du noe å snakke om», sier Per Arne.
Appen har også blitt et viktig verktøy for å nå medarbeidere som ikke jobber foran en datamaskin hver dag. Gjennom push-varsler og enkel tilgang til nyheter kan informasjon nå ut raskere til hele organisasjonen, uansett hvor medarbeideren befinner seg.
Resultat
Mer kommunikasjon og sterkere tillit
Mälarenergi følger opp bruken i statistikkverktøy og gjennom interne spørreundersøkelser. Bildet er tydelig: intranettet brukes, nyhetene leses og organisasjonen beveger seg i riktig retning.
I den siste målingen svarte 78 prosent at nyhetene er interessante. Flere opplever også at de finner relevant informasjon, selv om Mälarenergi ikke har satt strenge KPI-er.
– Vi har valgt å ikke sette eksakte tall. Det viktige for oss er å se at det går i riktig retning, sier Per Arne.
Og kanskje merkes endringen aller tydeligst i hverdagen. I dag trenger ikke Per Arne å jakte på nyheter på samme måte. De kommer til ham.
– Nå snakker alle om intranettet. «Dette må jo ut på Merigo», hører man ofte. Det er akkurat slik man ønsker det.
– Nå snakker alle om intranettet. «Dette må jo legges ut på Merigo», hører man ofte. Det er akkurat slik man ønsker det.
Per Arne Hermansson hos Mälarenergi
Neste trinn: en enda mer sammenhengende arbeidsdag
Mälarenergis mål er at Merigo skal være den digitale arbeidsplassen og det naturlige utgangspunktet for hver ansattes dag. Fremover ønsker de å knytte intranettet enda tettere sammen med Microsoft 365 og Teams. – Vi ønsker å integrere det enda mer. Intranettet skal være stedet hvor man starter, finner veien videre og får oversikt over arbeidsdagen sin, sier Per Arne.
Drømmen er at den ansatte skal kunne se dagens møter, oppgaver, saker og Teams direkte fra intranettet. Samtidig skal Merigo fortsette å være inngangsporten til viktig informasjon, selv når den finnes i andre systemer.
Tre lærdommer fra Mälarenergi
- Gjør forarbeidet grundig. Finn ut hva de reelle behovene er før dere begynner å bygge.
- Våg å prioritere kvalitet. Aktuelt innhold er grunnlaget for relevans, effektivitet og engasjement.
- Bygg engasjement i hverdagen. Redaktørforum, kommentarer, lokale nyhetsstrømmer og ledelsens tilstedeværelse gjør intranettet levende.