Case | Prevas
Prevas nye intranett – like mye plass som innhold
Med 800 ansatte fordelt på mer enn 20 lokasjoner i Sverige, Norge og Danmark – og med konsulenter på oppdrag ute hos kundene – hadde Prevas nye intranett et klart formål. Det skulle være et samlingssted som oppfyller behovene til mange ulike medarbeidere. Derfor valgte Prevas Sitevision som intranettleverandør.
Bakgrunn og utfordringer
Prevas nye intranett skulle være både lett tilgjengelig og personlig tilpasset. I tillegg var det et ønske blant de ansatte om å få enkel tilgang til styringssystemet via intranettet. Dette var også viktig for organisasjonens redaktører, som ellers så seg nødt til å oppdatere informasjon to ganger. Og når det gjaldt innhold, var det like viktig som design. Innholdet skulle være oppdatert og relevant – designet moderne og brukervennlig. Ambisjonen var å skape et intranett å være stolt av.
Smidig prosjekt
Å sette sammen et sterkt og dedikert team var starten på det hele. Helena Lundin, kommunikasjonssjef i Prevas, forklarer:
– Sammen med B3 Engage og Simplitude startet vi et kreativt samarbeid. En stor utfordring var å starte med blanke ark, og vi innså raskt at en smidig tilnærming ville være den beste måten å komme videre på. I felles arbeidsområder skisserte vi ideer som kunne løse behovene våre for et nytt intranett, og deretter tok vi ideene videre i design og innhold. Gjennom hele prosjektet hadde vi et åpent sinn og hadde som mål å skape noe nytt, friskt og moderne. Som prosjektleder følte jeg meg trygg hele veien.
– Vi bruker Sitevision til det eksterne nettstedet, og bestemte oss raskt for å bygge intranettet på samme plattform. Sitevision er brukervennlig og enkelt å invitere nye redaktører til. Vi følte oss komfortable fra starten av og slapp å bruke energi på å bli kjent med et nytt produkt.
Helena Lundin, kommunikasjonssjef i Prevas
Løsning
Personalisert fra starten av
Prevas' nye intranett – som etter en intern konkurranse fikk navnet Hello Prevas – gir den besøkende en personlig opplevelse fra starten av. Startsiden er tilpasset etter region og rolle. Medarbeiderne blir møtt av nyheter som er skreddersydd for deres målgruppe, integrasjoner med e-post, kalender og filer – og selvfølgelig lenker til andre viktige systemer.
Medarbeiderne trenger ikke lenger å bekymre seg for hvor de skal finne informasjon om hvordan de skal varsle kontoret sitt, hvilke ansettelsesvilkår som gjelder eller hvor de skal finne materiale som er rettet mot ledere. Alt er tilgjengelig og vises avhengig av hvem du er og hvor du jobber.
Kraftig og smart søk
Ledelsessystemet (QMS i Sharepoint) ble også integrert i søkefunksjonen. På denne måten slipper man å ha samme informasjon flere steder, med fare for at gamle versjoner blir publisert og glemt. Og det blir enkelt å søke og finne. Søketreffene kommer både fra innholdet i Sitevision og fra forvaltningssystemet.
For å gjøre det oversiktlig er søketreffene delt inn i ulike kategorier: personer, innhold, dokumenter og styringssystemer. Gjennom hele prosjektet har det vært et sterkt fokus på UX, og en viktig del av dette var at søketreffene skulle være enkle å få oversikt over.
– Selv om ikke alt ligger på intranettet, kan de ansatte finne veien til andre systemer eller verktøy derfra. Det nye intranettet er et samlingspunkt som vi alltid kan peke på, "gå dit, så finner du det". Og hvis du savner noe, kan du gi oss tilbakemelding, kommenterer Helena.
Resultat
Juble og si din mening
Da Hello Prevas ble lansert i desember 2021, ble det møtt med mye jubel og engasjement. Men arbeidet stoppet ikke der. For å fortsette å samle inn tilbakemeldinger og forbedre intranettet har alle sider en "liker"-funksjon der den besøkende kan gi tommel opp eller tommel ned og sende en kommentar. Denne funksjonen brukes og bidrar i stor grad til å gjøre intranettet mer nyskapende.
Og hva gjør vi nå?
Vel, nå er det på tide for Prevas å revidere det eksterne nettstedet. Prosjektet er allerede i gang, og det låner en del design og andre elementer fra intranettet... Spennende!