Case | Jula
Så blev mobilappen Julas digitala arbetsplats
På Julas varuhus är tempot högt och arbetsdagen rörlig. Med en personaliserad intranätsapp har de samlat schema, uppgifter och kommunikation i ett och samma flöde. Medarbetarna möts av rätt information direkt, vilket skapar bättre överblick, effektivare planering och en smidigare arbetsvardag.
Bakgrund och utmaning
När Jula började bygga sitt intranät var ambitionen “mobile first” tydlig. Med 136 varuhus i Sverige, Norge, Finland och Polen är majoriteten av medarbetarna frontline workers. De sitter inte vid ett skrivbord med konstant åtkomst till dator. De rör sig mellan kassa, lager och butiksgolv.
Det största hindret var inte brist på information, utan tillgänglighet.
– Problemet var att nå de som inte sitter vid datorn, säger Carl-Johan Edberg, Systemspecialist på Jula.
Intranätet var responsivt, men saknade viktiga funktioner som gör det levande. Samtidigt hade Jula redan utvecklat en specialbyggd modul för schemaläggning som blivit ett viktigt operativt verktyg i butikerna.
Nästa steg blev att skapa en mobil helhetsupplevelse där planering, kommunikation och uppgifter möts i samma plattform.
Lösning
I nära samarbete med Sitevision och partnern Consid implementerade Jula den nya intranätsappen. Den blev mer än en mobil version av webben. Den blev grunden för den dagliga butiksvardagen.
Idag fungerar appen som ett nav där medarbetaren möts av:
- Gruppanpassade vyer per varuhus och roll
- Ett aktivitetsflöde anpassat efter arbetsplats och funktion
- Pushnotiser direkt till rätt målgrupp
- Integrerade uppgifter från olika system
- Sociala funktioner och operativa verktyg i samma flöde
– Nu slipper medarbetaren leta. Det som är relevant möter dem direkt, förklarar Carl-Johan.
Den tidigare schemaläggningsmodulen är fortsatt en central del av lösningen, men nu tillgänglig i en mer sammanhållen och mobil upplevelse. Medarbetaren ser sitt schema i samma miljö som nyheter, uppgifter och kommunikation. För butikschefen innebär det fortsatt kontroll och överblick. För medarbetaren innebär det tydlighet i vardagen.
Samtidigt har publiceringsarbetet inte blivit mer komplext. Jula arbetar vidare med samma struktur, men med större träffsäkerhet och tydligare rytm i informationsflödet.
"Eftersom alla vet vad var och en ska göra kan vi utföra vårt jobb mer effektivt. Alla är på rätt ställe vid rätt tidpunkt, man behöver inte gå och kika på en papperslapp på lagret för att se vad man ska göra."
Carl-Johan Edberg, Systemspecialist på Jula.
Resultatet
Appen har tagits emot mycket positivt av verksamheten. Behovet har funnits länge och nu finns förutsättningarna att driva informationsflödet mer effektivt. Men den operativa effekten är lika tydlig.
När schemaläggning och uppgifter är integrerade i intranätets dagliga flöde vet alla vad de ska göra och när. Det gör det enklare att planera om vid sjukdom, säkerställa bemanning och skapa tydlighet i butikens tempo.
Samtidigt har något större hänt. Engagemanget har ökat. När gruppstrukturen i appen etablerades började verksamheten själva skapa och använda grupper. Lösningen växte organiskt.
Den största vinsten enligt Jula är omnikänslan. Oavsett om medarbetaren tar del av intranätet via dator eller mobilapp är upplevelsen densamma. Samma sammanhang. Samma struktur. Samma arbetsplattform.
Intranätet är inte längre bara en informationsyta. Det är platsen man går till varje dag, för att planera, kommunicera och utföra sitt arbete.