Case | Mälarenergi
Mälarenergi gjorde intranätet till en naturlig startpunkt för arbetsdagen
När Mälarenergis gamla intranät började sjunga på sista versen var det inte bara tekniken som behövde bytas ut. Organisationen behövde en modernare plats för intern kommunikation, bättre sök, mobil åtkomst och innehåll som faktiskt kändes relevant för medarbetarna. Resultatet blev Merigo – ett intranät i Sitevision som på kort tid gått från ny kanal till självklar del av vardagen.
Från anslagstavla till digital arbetsplats
Innan Merigo lanserades hade Mälarenergi ett gammalt intranät med begränsad funktionalitet. Det fungerade mest som en digital anslagstavla med ett enklare nyhetsflöde.
– Det var väldigt föråldrat, både i funktion och teknik. När delar av funktionaliteten dessutom var på väg att sluta fungera på riktigt blev det möjligt att motivera insatsen på ett annat sätt, berättar Per Arne Hermansson, Kommunikationsproducent på Mälarenergi.
Inför arbetet gjorde Mälarenergi ett gediget förarbete. Genom interna undersökningar, intervjuer och referensgrupper ringade de in de viktigaste behoven: att lättare hitta kollegor, få tydligare kommunikation från ledningen, kunna nå intranätet i mobilen och skapa lokala ytor för olika bolag och affärsområden.
Ett intranät med Mälarenergis egen känsla
Mälarenergi valde Sitevision och partnern B3 Länk till annan webbplats., för att snabbt kunna komma igång med en stabil grund. Men det var också viktigt att intranätet inte bara skulle kännas som en standardlösning.
– Vi ville att intranätet även formmässigt skulle andas Mälarenergis grafiska profil och känsla. Där tycker jag att B3 snabbt hittade ett uttryck som gjorde att det kändes som vårt, säger Per Arne.
Merigo lanserades den 9 april 2024. Startsidan består av ett koncerngemensamt nyhetsflöde, kompletterat med lokala flöden som styrs av lokala redaktörer. Där finns också genvägar till system, kontaktvägar, bolagssidor och funktioner för att hitta kollegor.
Fyra effektmål visade vägen
Arbetet styrdes av fyra effektmål:
Relevant
Effektivt
Kvalitet
Engagemang
Relevans handlade bland annat om personaliserade nyhetsflöden, mobil åtkomst och innehåll som anpassas efter organisatorisk tillhörighet. Effektivitet kopplades till bättre sök, tydligare faktasidor och snabba svar på vanliga frågor. Kvalitet säkrades genom innehållsansvariga på varje sida och automatiska påminnelser om att se över innehållet var sjätte månad.
– Man tappar snabbt förtroendet om det visar sig att informationen inte stämmer. Därför är det viktigt att någon tittar på sidorna med jämna mellanrum, säger Per Arne.
Engagemanget växte när det blev enkelt
En viktig del av Merigo är möjligheten att gilla och kommentera nyheter. Från början behövde medarbetaren klicka in på en artikel och scrolla längst ner för att interagera. När Mälarenergi såg att många försökte klicka direkt i nyhetsflödet utvecklades funktionen.
Nu går det att gilla direkt i flödet och klicka sig direkt till kommentarsfältet.
– Det har gjort väldigt stor skillnad i hur mycket gillanden och kommentarer vi får. Vi ville skapa transparens och i bästa fall få människor att börja prata med varandra i kommentarsfälten, säger Per Arne.
Ett tydligt exempel är de digitala medarbetarträffarna. Själva träffen genomförs i Teams, men frågor och kommentarer samlas i Merigo. Där svarar talarna efteråt, vilket gör att dialogen lever vidare även efter mötet.
Redaktörerna blev en viktig kraft
När Merigo lanserades fanns ett tiotal redaktörer utanför kommunikationsavdelningen. I dag är de runt femtio.
För att stötta dem håller Per Arne återkommande utbildningar och ett redaktörsforum varje månad. Där får redaktörerna dela erfarenheter, prata utmaningar och lära av varandra.
– Många redaktörer är inte kommunikatörer i grunden. Därför är det viktigt att de känner att de är del av ett större sammanhang och inte bara administratörer som klistrar in någon annans text, säger Per Arne.
Forumet har blivit ett sätt att sprida kunskap, bygga trygghet och skapa stolthet i rollen. Det har också gjort det enklare för redaktörer från olika delar av organisationen att hitta varandra.
"Många redaktörer är inte kommunikatörer i grunden. Därför är det viktigt att de känner att de är del av ett större sammanhang och inte bara administratörer som klistrar in någon annans text"
Per Arne Hermansson på Mälarenergi
Mobilen öppnade dörren för fler
Eftersom många på Mälarenergi arbetar ute i fält eller produktion var mobil åtkomst en viktig fråga redan från början. Med Sitevisions mobilapp blev intranätet tillgängligt även för medarbetare som sällan sitter vid en dator.
För att öka kännedomen har Mälarenergi gjort interna kampanjer, bland annat med affischer vid kaffeautomater och på insidan av toalettdörrar.
– Vi försökte göra det med lite humor. Till exempel: “Har du inget att prata om? Ladda ner Merigo-appen så får du något att prata om”, säger Per Arne.
Appen har också blivit ett viktigt verktyg för att nå medarbetare som inte arbetar framför en dator varje dag. Genom pushnotiser och enkel tillgång till nyheter kan information nå ut snabbare till hela organisationen, oavsett var medarbetaren befinner sig.
Resultat
Mer kommunikation och starkare förtroende
Mälarenergi följer upp användningen i statistikverktyg och genom interna enkäter. Bilden är tydlig: intranätet används, nyheterna läses och organisationen rör sig åt rätt håll.
I den senaste mätningen svarade 78 procent att nyheterna är intressanta. Fler upplever också att de hittar relevant information, även om Mälarenergi inte har satt hårda KPI:er.
– Vi har valt att inte sätta exakta siffror. Det viktiga för oss är att se att det rör sig åt rätt håll, säger Per Arne.
Och kanske märks förändringen allra tydligast i vardagen. I dag behöver Per Arne inte jaga nyheter på samma sätt. De kommer till honom.
– Nu pratar alla om intranätet. “Det här måste ju ut på Merigo” hör man ofta. Det är precis så man vill ha det.
– Nu pratar alla om intranätet. “Det här måste ju ut på Merigo” hör man ofta. Det är precis så man vill ha det.
Per Arne Hermansson på Mälarenergi
Nästa steg: ännu mer sammanhängande arbetsdag
Mälarenergis målbild är att Merigo ska vara den digitala arbetsplatsen och den naturliga startpunkten för varje medarbetares dag. Framåt vill de koppla ihop intranätet ännu tydligare med Microsoft 365 och Teams.– Vi vill knyta samman det ännu mer. Intranätet ska vara platsen där man börjar, hittar vidare och får koll på sin arbetsdag, säger Per Arne.
Drömmen är att medarbetaren ska kunna se dagens möten, uppgifter, ärenden och Teams direkt från intranätet. Samtidigt ska Merigo fortsätta vara vägen in till viktig information, även när den finns i andra system.
Tre lärdomar från Mälarenergi
- Gör förarbetet ordentligt. Ta reda på de verkliga behoven innan ni börjar bygga.
- Våga prioritera kvalitet. Aktuellt innehåll är grunden för relevans, effektivitet och engagemang.
- Bygg engagemang i vardagen. Redaktörsforum, kommentarer, lokala flöden och ledningens närvaro gör intranätet levande.