Kunskapssida
Vad förväntas av ett intranät 2027?
Minns du intranätet som en plats för gamla mötesprotokoll, telefonlistor och nyheter ingen riktigt visste vem de var till för? Vi med. 2027 behöver ett bra intranät vara mer än ett digitalt arkiv. Det ska hjälpa medarbetare att hitta rätt, få saker gjorda och känna sig delaktiga, oavsett var och hur de arbetar. Gör ert intranät arbetsdagen enklare?
Från informationsyta till arbetsverktyg
Tidigare kunde intranätet främst vara en kanal där ledningen publicerade information. I dag behöver det vara en naturlig del av arbetsdagen.
Intranätet behöver fungera som en digital samlingsplats, där medarbetaren ska kunna:
- hitta rätt information
- ta del av viktiga nyheter
- nå sina vanligaste verktyg
- samarbeta med kollegor
- få stöd i sina arbetsuppgifter
- förstå vad som händer i organisationen
Det betyder dock inte att allt måste finnas på intranätet. Däremot ska intranätet kunna peka medarbetaren i rätt riktning. Att lägga 15 minuter på att hitta en blankett är både frustrerande och onödigt tidskrävande.
1. Informationen ska hitta medarbetaren
Ett och samma intranät används ofta av människor med helt olika roller, arbetsplatser och behov. En chef behöver en sorts information. En nyanställd en annan. Medarbetaren i receptionen arbetar inte på samma sätt som den som sitter på ekonomiavdelningen eller befinner sig ute i verksamheten.
Därför förväntas intranät 2027 kunna visa innehåll utifrån exempelvis:
- roll och organisatorisk tillhörighet
- geografisk plats
- intressen och behov
- valda grupper eller projekt
- hur och var medarbetaren arbetar
Personalisering handlar inte om att gömma information. Det handlar om att hjälpa varje medarbetare att börja på rätt ställe. När innehållet blir mer relevant minskar bruset. Det blir både enklare att se vad som är viktigt och lättare att faktiskt ta del av det.
2. Sökfunktionen ska förstå mer än det korrekta
Medarbetare ska inte behöva veta vad ett dokument heter, vem som publicerade det eller vilken avdelning som ansvarar för frågan.
De ska kunna söka så som människor faktiskt söker, mänskliga misstag inkluderat.
”Beställa ny dator”
”Föräldraledighet vad gäller”
”Vem kan hjälpa mig med en faktura?”
Ett modernt intranät behöver förstå sammanhang och hjälpa användaren fram till ett svar. Inte bara presentera en lång lista med irrelevanta dokument där ordet ”dator” råkar förekomma.
Här kan AI bidra genom att tolka frågor, sammanfatta information och guida medarbetaren vidare. Men svaren behöver bygga på organisationens egen, kvalitetssäkrade information. Snabbt är bra. Men snabbt och rätt är ännu bättre.
3. AI som ett integrerat verktyg
Under 2027 kommer fler och fler medarbetare att använda AI i sitt dagliga arbete. Därför behöver organisationer fundera på hur tekniken kan bli en trygg och naturlig del av den digitala arbetsplatsen.
AI i intranätet kan till exempel hjälpa till att:
- hitta och sammanfatta information
- besvara vanliga interna frågor
- föreslå relevant innehåll
- stötta redaktörer när de skapar texter
- förenkla återkommande arbetsuppgifter
Den bästa AI-lösningen är inte alltid den som märks mest. Det är den som sparar tid utan att skapa nya frågetecken.
4. Tillgänglighet för alla
Arbetsplatsen finns inte längre bara vid ett skrivbord. Medarbetare arbetar hemifrån, på kontor, i skolor, i produktionen och ute på fältet. Det ställer högre krav på intranätet. Det behöver fungera på mobilen, vara snabbt att använda och anpassat efter olika arbetssituationer. Det ska också vara tillgängligt för människor med olika förutsättningar och funktionsförmågor.
Tillgänglighet ska inte ses som en “nice-to-have”-funktion som läggs till när allt annat är klart. Det är en grund för en bra medarbetarupplevelse. Ett intranät som bara fungerar bra för den som sitter vid en stor skärm på huvudkontoret fungerar trots allt inte särskilt bra.
5. Det ska vara enkelt att bidra
Ett levande intranät skapas inte av en isolerad kommunikationsavdelning. Kunskapen finns i hela organisationen. Därför behöver det vara enkelt för fler att publicera nyheter, uppdatera information, dela erfarenheter och delta i samtal.
Samtidigt krävs tydliga roller och rutiner. Vem ansvarar för att innehållet är korrekt? När ska en sida uppdateras? Vad ska tas bort och när? När publiceringen är enkel och ansvaret tydligt blir intranätet mer aktuellt. Medarbetarna får bättre information och redaktörerna slipper otydlighet kring sina ansvarsområden.
6. Intranätet ska knyta ihop arbetsdagen
De flesta organisationer använder många olika system. HR-system, dokumenthantering, chattar, ärendehantering och scheman är bara några exempel. Ett modernt intranät behöver hjälpa medarbetaren att hitta och använda dessa tjänster utan att skapa ännu ett isolerat digitalt hörn.
Genom integrationer och gemensam inloggning kan intranätet bli en stabil startpunkt för arbetsdagen. Där kan medarbetaren nå rätt system, se sina uppgifter och få relevant information.
7. Kommunikation ska skapa dialog
Internkommunikation ska inte bara handla om att skicka ut information och hoppas att någon läser. En bra medarbetarupplevelse bygger också på möjligheten att vara delaktig. Medarbetare vill kunna reagera, kommentera, ställa frågor och bidra med sina perspektiv. Det hjälper organisationen att förstå hur budskap tas emot och skapar en internkommunikation där fler känner sig involverade.
Med det sagt betyder det inte att varje nyhet behöver bli ett långt diskussionsforum. Men människor behöver få möjlighet att göra sin röst hörd. Det gör det lättare att uppmärksamma kollegor, dela framgångar och lära av varandra – särskilt i organisationer där alla sällan befinner sig på samma plats.
8. Säkerhet och kontroll ska finnas i grunden
Intranätet innehåller ofta information som inte ska vara tillgänglig för vem som helst. Därför behöver organisationen ha kontroll över:
- var data lagras
- vem som har tillgång till informationen
- hur användare identifieras
- hur behörigheter hanteras
- vilka integrationer som används
- vad som händer vid en incident
Säkerhet ska inte göra intranätet onödigt svårt att använda. Men enkelheten får inte bygga på att viktiga frågor lämnas obesvarade. Ett tryggt intranät gör det lätt att göra rätt.
9. Det ska gå att se vad som fungerar
Ett intranät blir aldrig färdigt. Medarbetarnas behov förändras, organisationen utvecklas och innehåll blir gammalt snabbare än man tror. Därför behöver ni kunna mäta hur intranätet används. Vad söker medarbetarna efter? Vilka frågor får de inget svar på? Vilket innehåll används ofta? Var lämnar användarna sidan? Med rätt insikter kan ni förbättra intranätet utifrån verkliga behov i stället för magkänsla.
Magkänslan kan vara betryggande att ha med sig. Men den bör inte ensam ansvara för hela intranätstrategin.
Är ert intranät redo för 2027?
Låt dig inspireras av hur andra organisationer tog deras medarbetarupplevelse till nästa nivå med hjälp av sina intranät.