Case | Rikshem
Rikshem klatret fra bunnen til toppen med sitt intranett
Da Rikshem lanserte sitt nye intranett, ble det et skikkelig løft for internkommunikasjonen. Fra å få lave vurderinger fra brukerne, steg det raskt til topps. Gjennom kontinuerlige forbedringer og tydelige mål står intranettet fortsatt støtt og fortsetter å gjøre hverdagen enklere for de ansatte.
Bakgrunn og utfordringer
"Intranettet skal være vår sentrale kanal for intern kommunikasjon, og da må det være brukervennlig og effektivt. Den forrige plattformen vår var ikke fleksibel nok, den var treg og vanskelig å jobbe med. De ansatte fant ikke det de lette etter, og informasjonen var utdatert. Derfor trengte vi en ny, moderne plattform som oppfyller behovene våre i dag."
Lillemor Odgren, kommunikasjonsansvarlig i Rikshem
Løsning
Ny arbeidsmåte og sterkere bedriftskultur
I tillegg til å utvikle en ny plattform ønsket Rikshem å endre arbeidsmetoder og bygge en sterk bedriftskultur. For å oppnå dette utviklet de klare effektmål som skulle hjelpe dem med å nå formålet med et nytt intranett: et Rikshem som forenkler og styrker den enkeltes arbeid og samarbeid for at selskapet skal nå sine mål.
– De hadde gjennomført en mulighetsstudie for å utvikle effektmålene. De analyserte målgruppene nøye og forsto behovene deres ved å se på statistikk, intervjue ansatte og sette opp kundereiser. De prioriterte også hva som er viktigst, og gjorde en grundig gjennomgang av de ulike dokumenthåndteringsplattformene for å finne den beste måten å jobbe med dem på, sier Charlotta Ivansson, prosjektleder i Soleil.
– Medarbeiderne svarte at de ønsker å kunne utveksle erfaringer og stille spørsmål til hverandre. Vi er spredt over hele landet, og noen har ikke så mange å snakke med lokalt, forklarer Lillemor.
Soleil startet med å sette seg inn i brukernes behov og kartlegge hvilke målgrupper som var de mest prioriterte. For Rikshem, som har mange ansatte ute i felten og som er spredt på ulike lokalkontorer, er det viktig å nå ut med både lokal og sentral informasjon på en enkel måte. Alt for å øke brukeropplevelsen ved å gjøre det enkelt å finne riktig informasjon og de riktige funksjonene. Med denne kunnskapen kunne de så begynne arbeidet med å bygge Rikshems digitale arbeidsplass.
Integrasjoner som gjør hverdagen enklere og mer effektiv
Medarbeiderne skal enkelt få tilgang til alle retningslinjer og prosedyrer knyttet til Rikshems prosesser direkte fra intranettet, enten de er ute i felten eller på et kontor. Derfor er det for eksempel en integrasjon med dokumenthåndteringssystemet deres, der de lagrer alle dokumenter knyttet til de felles arbeidsmetodene.
– Vi har hjulpet dem med å gjøre alle prosesser søkbare på intranettet og utviklet tydelige beskrivelser som er lette å forstå for brukerne. Det er også enkelt for redaktørene å jobbe med forhåndsdefinerte maler som de kan publisere.
Alle lenkede dokumenter oppdateres automatisk på intranettet når prosesseierne gjør en ny oppdatering i det underliggende systemet, noe som minimerer administrasjonen. Deretter hjalp vi dem med informasjonsstrukturen for å finne en tydelig navigasjon og gruppere innholdet på en måte som gir mening for brukerne. Dette gjør det enkelt for brukerne å finne det de leter etter, forklarer Charlotta.
For at Rikshems brukere skulle få en søkefunksjon som er kraftig og raskt kan filtrere søkeresultatene basert på hva som er et dokument, en nettside, en person eller et innlegg i sosiale grupper, var det nødvendig med en integrasjon med dokumenthåndteringssystemet. Her bisto Soleil Rikshem med å bygge koblingen til Sharepoint.
Involvering av hele organisasjonen
Rikshem hadde en prosjektgruppe med representanter fra alle deler av organisasjonen. De hadde også en referansegruppe som testet alle funksjonene før de slapp alle medarbeiderne inn.
– Siden Web Service Award-rapporten kan brytes ned på ulike avdelinger, kunne jeg se hvor i organisasjonen de ansatte var misfornøyde og med hva, så jeg sørget for å involvere dem skikkelig i prosjektet, sier Lillemor.
Takket være den grundige forstudien visste Rikshem virkelig hvilke funksjoner og hva slags innhold brukerne deres ønsket.
– Vi har jobbet mye med innhold og struktur, som vi testet grundig på målgruppene på forhånd. Det føles veldig godt at vi kan være trygge på at de finner det de leter etter, og at informasjonen er korrekt og oppdatert, sier Lillemor.
Resultatet
Fra en av de dårligste i bransjen til den beste i Sverige
Før Rikshem startet arbeidet med sitt nye intranett, gjennomførte de en Web Service Award-undersøkelse av den eksisterende plattformen. Formålet var å få en nullpunktsmåling og sikre at de bygget på riktig måte. Resultatene viste en stor forbedring i brukertilfredsheten etter at det nye intranettet ble lansert. I den første undersøkelsen lå poengene på mellom 29 og 60, mens den andre viste en økning til mellom 58 og 79 – godt over bransjegjennomsnittet på 45 til 59.
– Det er utrolig hvilken forskjell de har gjort, sier Charlotta.
Undersøkelsen viser blant annet at de ansatte sparer tid takket være intranettet, fordi det muliggjør en ny måte å jobbe på for å håndtere informasjon. Rikshem har for eksempel kommunisert at de ikke ønsker at noen skal sende e-post til store grupper, men kommunisere på intranettet i en mindre gruppe, i den sosiale flyten eller via en nyhetssak. På denne måten når informasjonen ut til dem som er berørt av den, når de har tid til å ta den til seg.
– Fordi vi ønsket å øke interaksjonen på intranettet, måler og følger vi med på statistikk over dette. Og den har økt betydelig. Medarbeidere i alle deler av selskapet har fått et bedre intranett. Vi kan også bruke statistikken til å se hvilke avdelinger brukerne ikke er like fornøyde med, og høre med dem hva vi kan gjøre for å forbedre oss, sier Lillemor.
Siden lanseringen har Rikshem og Soleil fortsatt å utvikle intranettet. Dokumenthåndteringen har blitt smidigere, og det er utviklet et nytt organisasjonskart – noe de ansatte setter stor pris på.
– Utviklingen av intranettet vårt fortsetter, og vi er takknemlige for samarbeidet med Soleil. Teamet deres er veldig profesjonelt og tør å stille spørsmål ved ideene våre, men også å komme med andre forslag. De føles mer som en sparringspartner og samarbeidspartner enn en leverandør, avslutter Lillemor.
Effektmålene med Rikshems intranett
- Relevant og sannferdig
Øke brukernes oppfatning av at informasjonen er relevant og sann. - Lett å finne og riktig
Øke brukernes oppfatning av at det er lett å finne riktig informasjon og de riktige funksjonene. - Fremme utveksling
Rikshem skal fremme utveksling av informasjon mellom brukerne. - Engasjere og integrere
Rikshem skal fremme brukernes engasjement og interaksjon med hverandre. - Helhetlig forståelse
Brukernes kunnskap om selskapets langsiktige mål skal øke, og forståelsen for hvordan det henger sammen med det daglige arbeidet skal øke.