Sveriges Allmännytta smartere sammen med nytt intranett

Det gamle intranettet var nettopp det. Utdatert. Mange av funksjonene i løsningen fungerte ikke engang, for eksempel søket. Det fantes ingen eier eller forvalter av intranettet, og det hadde blitt et sted som generelt sett var dårlig prioritert og hadde lav tillit blant de ansatte. Til slutt var det ledelsen som satte foten ned og signaliserte at det var på tide med en endring – det var behov for et nytt intranett.

I gjennomførbarhetsfasen ble det gjennomført en grunnleggende undersøkelse med et interessant resultat: Selv om tilliten var svært lav – både når det gjaldt teknologien og påliteligheten til innholdet – var det stor interesse for å få det til å fungere.

– Vi innså at et velfungerende intranett var på høy tid, og vi følte at vi hadde gode forutsetninger for å gjøre noe virkelig bra. Det tok vi virkelig innover oss, og vi delte tankene våre og forankret arbeidet vårt så godt som mulig hos de ansatte, sier Jeanette Rådström, kommunikasjonsansvarlig og prosjektleder ved Sveriges Allmännytta, som tidligere hadde erfaring med å drive både intranett- og nettprosjekter.

"Det er alle muligheter til å utvikle seg videre"

Det forberedende arbeidet ble gjort sammen med InUse, og de utarbeidet et effektkart og mål som skulle bli svært nyttige senere i arbeidet. I tillegg til Jeanette besto prosjektgruppen av HR-sjefen, en IT-medarbeider og en kommunikasjonsmedarbeider.

De hadde og ønsket å fortsette å ha en Office 365-løsning og jobbe i Teams. Å få et intranett som fungerte med Office 365, var derfor utgangspunktet for prosjektet. Løsningen fra Soleil integrerer utvalgte deler av Office 365, som e-postintegrasjoner, Teams, Sharepoint og kalender. Nå kan medarbeiderne lettere holde oversikt over hvilke grupper de er med i, har bedre dokumenthåndtering og kan se hva som står på deres egen agenda og hva som skjer i selskapet.

– Vi har bare justert Sitevision-plattformen litt, ellers var vi veldig fornøyde med utgangssituasjonen. Det finnes mange muligheter for videreutvikling, men vi begynner med disse funksjonene og integrasjonene, så får vi se om vi ønsker å legge til noe mer senere, sier Jeanette Rådström.

Ikke alle brukerne bruker en datamaskin for å få tilgang til intranettet, men intranettet er tilpasset for mobile brukere, noe som har fungert smidig og bra.

Når det gjelder søkefunksjonen, er standardløsningen på plass i dag, og det har ikke blitt brukt mye tid på akkurat denne funksjonen, ettersom organisasjonen er fornøyd med hvordan den fungerer i dag. Når det gjelder innholdsarbeidet, har de vært flinke til å jobbe ut fra SEO-standarder og legge til metadata og så videre. Man har lagt merke til at brukerne har blitt betydelig bedre sammenlignet med hvordan det så ut for noen år siden.

– Jeg har ikke fått noen indikasjoner på at folk ikke setter pris på søket, tvert imot har jeg hørt fornøyde ansatte si "Nå får jeg treff på det jeg leter etter!". Slik vi ser det, fungerer det bra uten særlig innsats. Så blir man aldri ferdig med søket, så det er definitivt noe vi kommer til å jobbe videre med, sier Jeanette Rådström.

Grundig forarbeid la grunnlaget

Hovedmålet med intranettet var å bli smartere sammen. Målet ble delt inn i fire delmål for å gjøre det enklere å avstemme og måle. Delmålene var økt samarbeid, bedre kontroll over situasjonen, redusert sårbarhet og økt effektivitet. Målet gjennom hele prosjektet var å gjøre det lettere å finne frem, dele tips og lære av hverandre.

Siden initiativet kom direkte fra ledelsen, kunne de umiddelbart fokusere på å gjøre et skikkelig forarbeid, noe Jeanette anbefaler på det sterkeste:

– Det viktigste suksesstipset jeg kan gi, er å bruke mesteparten av tiden på en god mulighetsstudie. Jeg er veldig tilhenger av effektkartlegging, for da får du klare mål som du kan jobbe med underveis i prosjektet og som du også kan sjekke mot når du er ferdig. Da slipper man å gjette, og kan i stedet jobbe målrettet og ut fra behov og hva som støtter opp under dem. Underveis i prosessen hadde vi ingen problemer med å måtte begrunne overfor ledelsen hvorfor vi trenger å gjøre dette arbeidet, men hvis du ikke har ledelsen med deg, er dette et godt verktøy for å kunne vise fordelene, sier Jeanette Rådström og fortsetter:

– Det kan føles som om man bruker utrolig mye tid i begynnelsen, og at folk lurer på "Hva er det som skjer, hvorfor kan du ikke se noe av det du har gjort?". Men så kjenner du det igjen når du begynner å tappe og kode – på slutten kan det gå ganske fort i stedet. For oss var det veldig lite vi trengte å tenke nytt da vi begynte å bygge intranettet!

Nedstrippet og skreddersydd til organisasjonen

I begynnelsen av prosjektet reiste vi rundt og gjorde mange studiebesøk hos folk som hadde hatt svært vellykkede intranettprosjekter. De var relativt godt kjent med de store systemene som fantes, men ønsket å se hvordan de hadde blitt brukt og hvordan de kunne fungere i deres egen organisasjon. Som en litt mindre aktør innså de raskt at det var viktig å ha et stabilt og sikkert system som kunne dekke deres spesifikke behov.

– Jeg tror det er viktig å prøve å holde stø kurs, å stille alle nye funksjoner spørsmålet "Har vi støtte for dette i vår effektkartlegging?" Du kan gjøre så mye i verktøyet ditt, så det å faktisk tørre å tilpasse det til din bedrifts forutsetninger og hva dere har behov for, blir ekstra viktig da. Våg å prioritere ting! sier Jeanette Rådström.

Sveriges Allmännytta har en ganske desentralisert tilnærming ved at alle er med på å skape nyheter på intranettet, noe som har fungert over all forventning i det nye intranettet.

– Jeg som har vært involvert i en rekke store prosjekter, vet at det alltid er noe som kan feile eller lignende, og dette har faktisk gått overraskende bra! Jeg har maksimalt fått ett spørsmål om hvordan man lanserer en nyhet, så til tross for at jeg ikke har fått opplæring i SiteVisions redigeringsmodus, er den så brukervennlig at man forstår det på egen hånd. Det ser jeg på som en utrolig god karakter, sier Jeanette Rådström.

"Jeg er glad for å få dette opp hver morgen"

I dag er brukerne fornøyde, og siden lanseringen har arbeidet gått som smurt. De har også lagt merke til at den interne merkevaren har blitt styrket.

– Hvis du kunne se det gamle og det nye intranettet side om side, ville du sett to helt forskjellige verdener. Nå har vi fått et tiltalende verktøy i design og layout – det føles som oss. Det gamle intranettet hadde ingen farger, ingen bilder og lite tekst. "Dette er jeg glad for å få opp hver morgen", er det mange som sier, og det er så viktig for følelsen av hvem vi er og hva vi står for. På lanseringsfesten for intranettet var det to medarbeidere som stakk av fra festen for å være de første til å legge ut en nyhet! sier Jeanette Rådström.

I dag måler vi bruken av intranettet og kan se større bruk og engasjement – tidligere kunne man ikke se engasjementet på intranettet. Når brukerne kan dele, kommentere og like, blir det en større informasjonsflyt, noe som var et av målene med å bli smartere sammen.

– Jeg har jobbet i de fleste store verktøyene, og Sitevision er så enkelt og brukervennlig at jeg bare har godt å si om det – jeg har blitt litt forelsket i systemet. Det føles som om du har tenkt på det og hele tiden tenker på den neste smarte tingen. De har virkelig klart å gjøre det enkelt og morsomt for redaktørene. Jeg kan anbefale dette med alt jeg har, og det er veldig sjelden man kan si det i prosjekter som dette, sier Jeanette Rådström.

Sveriges Allmännytta kommer fremover til å følge opp nullmålingen og også gjøre noen flere kvalitative avstemminger med organisasjonen. Du ser at begge deler er viktige for å sikre at man havner på rett sted og oppfyller de kravene og forventningene som finnes internt.

– Jeg har selvfølgelig en hel backlog med ting jeg ønsker å utvikle, men vi må la dette leve litt, gjøre en ny måling, og så får vi se hva som blir det neste vi skal sette tennene i. I fremtiden ønsker jeg for eksempel å se mer på automatisering av interne ordreflyter og oppnå enda høyere kvalitet i dokumentasjonsflyten vår. Slik jeg ser det, vil det være flott å koble dette til det nye intranettet vårt, sier Jeanette Rådström.