Kunnskapside
Hva forventes av et intranett i 2027?
Husker du intranettet som et sted for gamle møtereferater, telefonlister og nyheter som ingen egentlig visste hvem de var ment for? Det gjør vi også. I 2027 må et godt intranett være mer enn et digitalt arkiv. Det skal hjelpe medarbeiderne med å finne frem, få ting gjort og føle seg delaktige, uansett hvor og hvordan de jobber. Gjør intranettet deres arbeidsdagen enklere?
Fra informasjonsplattform til arbeidsverktøy
Tidligere kunne intranettet hovedsakelig være en kanal der ledelsen publiserte informasjon. I dag må det være en naturlig del av arbeidsdagen.
Intranettet må fungere som et digitalt samlingssted, der den ansatte skal kunne:
- finne riktig informasjon
- ta del i viktige nyheter
- få tilgang til de vanligste verktøyene sine
- samarbeide med kolleger
- få støtte i arbeidsoppgavene sine
- forstå hva som skjer i organisasjonen
Det betyr imidlertid ikke at alt må finnes på intranettet. Derimot skal intranettet kunne lede den ansatte i riktig retning. Å bruke 15 minutter på å finne et skjema er både frustrerende og unødvendig tidkrevende.
1. Informasjonen skal nå den ansatte
Det samme intranettet brukes ofte av personer med helt forskjellige roller, arbeidsplasser og behov. En leder trenger én type informasjon. En nyansatt trenger en annen. Medarbeideren i resepsjonen jobber ikke på samme måte som den som sitter i økonomiavdelingen eller befinner seg ute i virksomheten.
Derfor forventes det at intranettet i 2027 skal kunne vise innhold basert på for eksempel:
- rolle og organisatorisk tilhørighet
- geografisk plassering
- interesser og behov
- valgte grupper eller prosjekter
- hvordan og hvor den ansatte jobber
Personalisering handler ikke om å skjule informasjon. Det handler om å hjelpe hver enkelt medarbeider med å starte på riktig sted. Når innholdet blir mer relevant, reduseres støyen. Det blir både enklere å se hva som er viktig og lettere å faktisk ta del i det.
2. Søkefunksjonen skal forstå mer enn bare det riktige
Medarbeiderne skal ikke måtte vite hva et dokument heter, hvem som har publisert det eller hvilken avdeling som har ansvaret for saken.
De skal kunne søke slik mennesker faktisk søker, inkludert menneskelige feil.
«Bestille ny datamaskin»
«Hva gjelder for foreldrepermisjon?»
«Hvem kan hjelpe meg med en faktura?»
Et moderne intranett må forstå sammenhengen og hjelpe brukeren frem til et svar. Ikke bare presentere en lang liste med irrelevante dokumenter der ordet «datamaskin» tilfeldigvis forekommer.
Her kan AI bidra ved å tolke spørsmål, oppsummere informasjon og veilede medarbeideren videre. Men svarene må baseres på organisasjonens egen, kvalitetssikrede informasjon. Raskt er bra. Men raskt og riktig er enda bedre.
3. AI som et integrert verktøy
I løpet av 2027 vil stadig flere medarbeidere ta i bruk AI i sitt daglige arbeid. Derfor må organisasjonene tenke gjennom hvordan teknologien kan bli en trygg og naturlig del av den digitale arbeidsplassen.
AI på intranettet kan for eksempel bidra til å:
- finne og oppsummere informasjon
- besvare vanlige interne spørsmål
- foreslå relevant innhold
- støtte redaktører når de skriver tekster
- forenkle gjentakende arbeidsoppgaver
Den beste AI-løsningen er ikke alltid den som merkes mest. Det er den som sparer tid uten å skape nye spørsmålstegn.
4. Tilgjengelighet for alle
Arbeidsplassen finnes ikke lenger bare ved et skrivebord. Medarbeiderne jobber hjemmefra, på kontoret, på skoler, i produksjonen og ute i felten. Dette stiller høyere krav til intranettet. Det må fungere på mobilen, være raskt å bruke og tilpasset ulike arbeidssituasjoner. Det skal også være tilgjengelig for mennesker med ulike forutsetninger og funksjonsevner.
Tilgjengelighet skal ikke betraktes som en «nice-to-have»-funksjon som legges til når alt annet er klart. Det er grunnlaget for en god medarbeideropplevelse. Et intranett som bare fungerer bra for den som sitter foran en stor skjerm på hovedkontoret, fungerer tross alt ikke særlig bra.
5. Det skal være enkelt å bidra
Et levende intranett skapes ikke av en isolert kommunikasjonsavdeling. Kunnskapen finnes i hele organisasjonen. Derfor må det være enkelt for flere å publisere nyheter, oppdatere informasjon, dele erfaringer og delta i samtaler.
Samtidig kreves det klare roller og rutiner. Hvem har ansvaret for at innholdet er korrekt? Når skal en side oppdateres? Hva skal fjernes, og når? Når publiseringen er enkel og ansvaret er klart, blir intranettet mer aktuelt. De ansatte får bedre informasjon, og redaktørene slipper uklarheter rundt sine ansvarsområder.
6. Intranettet skal knytte sammen arbeidsdagen
De fleste organisasjoner bruker mange ulike systemer. HR-systemer, dokumenthåndtering, chatter, saksbehandling og timeplaner er bare noen eksempler. Et moderne intranett må hjelpe medarbeiderne med å finne og bruke disse tjenestene uten å skape enda et isolert digitalt hjørne.
Gjennom integrasjoner og felles pålogging kan intranettet bli et stabilt utgangspunkt for arbeidsdagen. Der kan medarbeideren få tilgang til riktig system, se sine oppgaver og få relevant informasjon.
7. Kommunikasjon skal skape dialog
Internkommunikasjon skal ikke bare handle om å sende ut informasjon og håpe at noen leser den. En god medarbeideropplevelse bygger også på muligheten til å være med på å påvirke. Medarbeiderne ønsker å kunne reagere, kommentere, stille spørsmål og bidra med sine perspektiver. Dette hjelper organisasjonen å forstå hvordan budskapene blir mottatt og skaper en internkommunikasjon der flere føler seg involvert.
Når det er sagt, betyr det ikke at hver nyhet må bli et langt diskusjonsforum. Men folk må få muligheten til å gjøre sin stemme hørt. Det gjør det lettere å legge merke til kolleger, dele suksesser og lære av hverandre – spesielt i organisasjoner der alle sjelden befinner seg på samme sted.
8. Sikkerhet og kontroll skal være en grunnleggende forutsetning
Intranettet inneholder ofte informasjon som ikke skal være tilgjengelig for hvem som helst. Derfor må organisasjonen ha kontroll over:
- hvor dataene lagres
- hvem som har tilgang til informasjonen
- hvordan brukerne identifiseres
- hvordan tilgangsrettigheter håndteres
- hvilke integrasjoner som brukes
- hva som skjer ved en hendelse
Sikkerhet skal ikke gjøre intranettet unødvendig vanskelig å bruke. Men enkelheten må ikke bygge på at viktige spørsmål forblir ubesvarte. Et sikkert intranett gjør det enkelt å gjøre det riktig.
9. Det skal være mulig å se hva som fungerer
Et intranett blir aldri ferdig. De ansattes behov endrer seg, organisasjonen utvikler seg, og innholdet blir foreldet raskere enn man tror. Derfor må dere kunne måle hvordan intranettet brukes. Hva søker de ansatte etter? Hvilke spørsmål får de ikke svar på? Hvilket innhold brukes ofte? Hvor forlater brukerne siden? Med riktige innsikter kan dere forbedre intranettet ut fra reelle behov i stedet for magefølelse.
Magefølelsen kan være betryggende å ha med seg. Men den bør ikke alene være avgjørende for hele intranettstrategien.
Er intranettet deres klart for 2027?
La deg inspirere av hvordan andre organisasjoner har løftet medarbeideropplevelsen til et nytt nivå ved hjelp av intranettet sitt.