Kunskapssida
6 vanliga fallgropar att undvika i er internkommunikation
Bra internkommunikation märks ofta bara genom att arbetet flyter på lättare. Medarbetare vet vad som händer, vad som förväntas och var de hittar rätt information. När kommunikationen inte fungerar märks det desto mer. Frågor upprepas, viktig information missas och små oklarheter växer till stora problem. Här är sex vanliga fallgropar och vad ni kan göra för att undvika dem
1. Ni kommunicerar för mycket till för många
Mer information är inte alltid bättre information. När era medarbetare möts av ett ständigt flöde av nyheter, mail, chattmeddelanden och notiser blir det svårt att avgöra vad som faktiskt är viktigt.
Problemet blir då att medarbetare snabbt lär sig att mycket av informationen som når dem inte berör dem. Då ökar risken att de också missar det som faktiskt är relevant. Lösningen är inte att sluta kommunicera, utan att prioritera tydligare.
Fundera på:
- Vem behöver informationen?
- Vad behöver mottagaren göra?
- När behöver budskapet nå fram?
- Vilken kanal passar bäst?
Med en väl fungerande internkommunikation slipper medarbetaren själv sålla bland alla nyheter för att hitta det som är relevant. Ingen behöver läsa om parkeringsarbetet vid
2. Ni informerar istället för att kommunicera
Att publicera en text innebär inte nödvändigtvis också att ni har kommunicerat väl. Ett budskap har inte automatiskt nått fram bara för att det finns på intranätet eller har skickats i ett mejl.
Mottagaren behöver förstå:
- varför informationen är viktig
- hur den påverkar arbetsdagen
- om något förväntas av dem
- var de kan ställa frågor
Bra internkommunikation skapar sammanhang. Den gör det enklare att förstå inte bara vad som händer, utan också varför och vad det innebär. Det är särskilt viktigt vid förändringar. Ett nytt arbetssätt blir sällan tydligare av att beskrivas i ett dokument på 20 sidor.
3. Informationen finns överallt
Mejl. Chattar. Delade mappar. Dokumenthantering. Intranät. Lokala system. Mötesanteckningar. När information sprids över många kanaler blir det svårt att veta vilken version som gäller. Medarbetare börjar spara egna kopior eller fråga en kollega för säkerhets skull. Då uppstår snabbt parallella informationsvägar där gamla dokument fortsätter leva ett förvånansvärt aktivt liv.
Skapa en tydlig plats för kvalitetssäkrad och aktuell information. Andra kanaler kan användas för att uppmärksamma medarbetarna på att något har hänt. Men själva informationen bör ha ett tydligt hem dit medarbetarna hänvisas. Det ska vara lätt att hitta rätt version, inte ett detektivarbete.
4. Ingen äger innehållet
Gammal information är en vanlig orsak till frustration och osäkerhet. Rutiner ändras, kontaktpersoner slutar och dokument blir inaktuella. Om ingen ansvarar för innehållet kan fel information ligga kvar länge.
För varje viktig sida eller informationsområde behöver det därför finnas tydligt angivna innehållsansvariga. Det behöver göras tydligt vem som ansvarar för att uppdatera innehållet, hur ofta det ska granskas och vad som händer när informationen inte längre är aktuell.
Tydligt innehållsansvar förbättrar inte bara kvaliteten, det bygger också tillit. Era medarbetare ska kunna känna sig trygga med att det de hittar faktiskt stämmer.
5. Kommunikationen går bara uppifrån och ner
Internkommunikation behandlas fortfarande ibland som en högtalare. Ledningen pratar. Medarbetarna lyssnar. Men en bra medarbetarupplevelse kräver dialog. Människor behöver kunna ställa frågor, dela erfarenheter och ge återkoppling. Annars riskerar organisationen att missa både viktiga perspektiv och tidiga varningssignaler.
Så skapa utrymme för kommentarer, frågor, undersökningar och samtal. Se också till att någon tar hand om det som kommer in.
6. Ni mäter aktivitet i stället för effekt
Många organisationer följer hur många nyheter som publiceras eller hur många utskick som görs. Men som tidigare nämnt är mycket kommunikation är inte automatiskt bra kommunikation. Det viktiga är vad kommunikationen leder till.
Hittar medarbetarna rätt information? Förstår de vad de ska göra? Minskar antalet återkommande frågor? Känner de sig mer delaktiga? Kombinera statistik med intervjuer, enkäter och återkoppling från verksamheten.
Sidvisningar kan visa att någon har öppnat en nyhet. Det berättar inte om personen förstod den.
Så känner ni igen att kommunikationen inte fungerar
Det finns några tydliga tecken på att internkommunikationen behöver ses över:
- samma frågor återkommer i flera kanaler
- medarbetare använder gamla dokument
- viktig information missas
- intranätet upplevs som svårt att hitta i
- medarbetare säger att de får för mycket information
- medarbetare säger samtidigt att de inte vet vad som händer
Den sista kombinationen kan verka motsägelsefull, men den är faktiskt vanligare än man kan tro. Problemet är sällan brist på information. Problemet är oftare brist på relevant, tydlig och tillgänglig information.
En bättre internkommunikation börjar med medarbetaren
Det är lätt att utgå från organisationens behov. Vad vill vi säga? Vad behöver vi publicera? Vilket budskap vill ledningen få ut? Men riktigt bra internkommunikation börjar i andra änden.
Vad behöver medarbetaren förstå? Vilken information behövs för att kunna agera? Hur ser arbetsdagen ut när budskapet tas emot? När kommunikationen byggs utifrån mottagarens verklighet blir den tydligare och mer användbar. Det skapar bättre förutsättningar för delaktighet, samarbete och förtroende.
Tips!
Nyfiken på hur vägen till framgångsrik internkommunikation kan se ut? Ta del av vårt case där Skistar berättar om sin resa från pärmar till pushnotiser, med en mobilapp som skapar inklusion för hela verksamheten.